So individuell wie Ihre Personalarbeit

KIDICAP bietet alles, was Sie für eine moderne, umfassende und jederzeit rechtssichere Personalarbeit in Ihrem Unternehmen benötigen. Alle Aspekte der Personalwirtschaft sind in kooperierenden APPs organisiert. Diese APPs gliedern Ihre Personalaufgaben nach Anwenderrollen und beteiligen alle Mitarbeiter am Personalgeschehen.

Wählen Sie Ihren Anwendungsbereich und entdecken Sie Ihr individuelles APP-Spektrum

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KIDICAP.Login aktiviert die Berechtigungssteuerung mit dem Zugriff auf Ihre APPs, Objekte, Daten und Funktionen.

 

Einmal in KIDICAP angemeldet, werden jedem Mitarbeiter genau seine berechtigten APPs und Personaldaten angeboten. So wird jede APP zu einem leicht zugänglichen Einstiegspunkt in KIDICAP. Kein langes Scrollen in Explorerbäumen mehr, die gewünschte persönliche Detailsicht auf das Personalgeschehen ist sofort präsent.

Für die intensive Arbeit mit KIDICAP - vorrangig am Desktop -  mit mehreren APPs oder in Personalprozessen mit unterschiedlichen Rollen bietet KIDICAP die Home APP. Home ist Prozessleitstand und Mitarbeiterportal in Einem. Es erleichtert die Zusammenarbeit durch zentrale Services wie Mitteilungen, Wiedervorlage, Favoriten und die Übersicht von offenen Vorgängen in Ihren APPs.

Zur schnellen Navigation legen Sie Direktkommandos und -einsprünge in Ihre häufig genutzten Geschäftsvorfälle individuell fest. Dazu werden auch die zuletzt bearbeiteten Personalfälle angezeigt. Kontextbezogen werden in Home für jeden Anwender nur die APPs, Personalfälle und Geschäftsvorfälle angezeigt, für die in Admin die passende Berechtigung eingestellt ist. Über Home automatisieren Sie auch die Auftragsverarbeitung mit Ihrem Serviceanbieter.

Ihr Einstieg in Ihr persönliches APP-Zuhause — entscheiden Sie selbst!

Entgeltspezialist — Ihr Weg zum Zahltag

Hier erfassen und verarbeiten Sie kompakt Brutto, Netto und Zeitwerte für alle Mitarbeiter. Entgeltprofis finden intensive Unterstützung mit der Sammel- und Gruppendatenverarbeitung kombiniert mit individuellen Einstellungen für jeden einzelnen Arbeitgeber. Ergebnisse aus Test- und Produktionsabrechnungen werden sofort angezeigt. Automatisierte Reports mit Berechnungsschritten und -ergebnissen schaffen adhoc zusätzliche Übersicht oder werden automatisch in der digitalen Personalakte für den späteren Zugriff abgelegt.

 

Zahlreiche Leistungsmerkmale wie die Zusatzversorgung von Bund, Ländern, Kommunen und Kirchen, Dienstwohnung, Familienverband und Zeitwertkonten erleichtern die vollständige Fallbearbeitung. Mit den Bezugsarten aus der APP Tarife  und der Zahlbarmachung nach internationalem Standard läuft Ihr Zahltag dann vollautomatisch im Rechenzentrum: Die Ergebnisse werden an alle Adressaten verteilt und in der digitalen Personalakte archiviert.

Flexible Bruttoberechnung mit KIDICAP.Entgelt — Erfassungsdialog

KIDICAP ist der Spezialist für anspruchsvolle Tarifmodelle mit vielen Beschäftigtengruppen und angepassten Haustarifen. Für den öffentlichen und sozialen Beschäftigungssektor sind die Haupt- und Gruppentarife mit über 40.000 vorgefertigten Bezugsarten in der APP enthalten. Schnelle Updates erweitern den Bestand und halten ihn aktuell.

 

Mit dem Tarifdesigner komponieren Sie leicht neue Bezugsarten und Zulagen und binden diese dynamisch in die Bruttoberechnung ein. Besondere Methoden stehen für produktives Arbeiten bei Massendatenänderungen bereit. Mit der Versorgungsfestsetzung ermitteln Sie ruhegehaltsfähige Bezüge, berechnen die Versorgung und erzeugen den Versorgungsbescheid.

Die Abrechnung in KIDICAP.Entgelt liefert situativ oder zyklisch die Meldegründe für die Steuer, die Sozialversicherung, die betriebliche Altersversorgung und berufsständische Einrichtungen. Die APP Meldungen erzeugt daraus automatisch die passenden elektronischen Meldungen für alle externen Verfahrenspartner. Die APP Xcom verschlüsselt und verpackt im Hintergrund die Meldungen und sendet sie an die Verfahrenspartner und empfängt zur Korrektur die Rückläufer.

 

Als Entgeltsachbearbeiter sehen Sie im Meldecockpit übersichtlich aufgelistet die Meldungen nach Verfahren, Arbeitgeber, Mitarbeiter oder gefiltert nach Ihren Kriterien. Rückläufer im qualifizierten Meldedialog werden zur Nachbearbeitung hervorgehoben und im Notifier der APP hochgezählt. So bleiben Sie immer auf dem Laufenden und bei Bedarf wandern die Meldungen gleich automatisch in die Personalakte.

Übersichtliche Darstellung aller Meldungen

In KIDICAP werden Ihre berechneten Personalkosten gleich den richtigen Verrechnungsstellen und -konten zugeordnet. Mit der Prognose können Sie Zukunftsszenarien einstellen und berechnen lassen. Historische, aktuelle und Zukunftswerte stehen so für Ihre Budgetplanung zur Verfügung, die Sie mit den APPs Reports und Leitstand detailliert auswerten können.

 

Über den gleichen Weg erzeugen Sie automatisiert dutzende von Statistiken für unterschiedlichste Belange und Empfänger. Ebenso automatisch liefert Finanzen nach jedem Abrechnungslauf individuell aggregierte Daten für den Transfer in Ihr Buchhaltungssystem. Und für die digitale Betriebsprüfung wird das Lohnkonto im IDEA-Format ausgegeben.

Als Nebenbuchhaltung muss die Personalwirtschaft Kriterien für ein internes Kontrollsystem erfüllen. Mit Prüfungen ergänzen Sie die Plausibilisierung der Eingaben in Entgelt um Ihre Prüfkriterien, -regeln und Ihre Prüfszenarien. Geprüft wird in individuell definiertem Workflow in Prüfstationen nach dem Mehr-Augen Prinzip. Dabei kann jederzeit zusätzlich der Fallkontext in anderen APPs beurteilt werden.

 

Nach der präventiven Prüfung geben Sie den Personalfall zur Abrechnung frei oder weisen ihn zur Korrektur an den Sachbearbeiter zurück. Bis zur erneuten Freigabe bleibt der Fall für die Abrechnung gesperrt oder die Vormonatsdaten werden herangezogen. Auffälligkeiten nach der Abrechnung überprüfen Sie forensisch durch Auswertung der Protokolle und Abrechnungsdokumente.

Controller — Alle Zahlen im Blick

In der KIDICAP Datenbank kann ein Personalfall durch über 10.000 verschiedene Attribute definiert sein, mit historischem, aktuellem und künftigem Zeitbezug. Für Auswertungen wählen Sie aus dem Datenkatalog die benötigen Informationen aus und bringen Sie in die gewünschte Sortierung. Fügen Sie bei Bedarf andere Quellen hinzu und aggregieren und transformieren alle Daten in das gewünschte Layout.

 

Fertig ist Ihr Report, den Sie dynamisch mit den aktuellen Daten aufrufen und beliebig oft wiederverwenden können. Mit Ihrer Datenquelle im Hintergrund bleibt der Report dabei interaktiv. Die Weiterverarbeitung in Excel ist Standard, für Publikationen kann ein pixelgenaues Layout erstellt werden. Sendungen, Serienproduktion und Archivierung können analog zu Vorlagen gestaltet werden.

Behalten Sie Personalkennzahlen und die Personalentwicklung immer im Blick: Mit der APP Leitstand arrangieren Sie Ihre Reports zu einem Dashboard. Für jeden Report wählen Sie die passende Grafik aus. Mit Tabellen, Trend-, Ampel-, Balken-, Ring- und Sunburst-Diagrammen entsteht Ihr persönliches Personalcontrolling.

 

Ihr Dashboard ist immer aktuell und interaktiv. Klicken Sie auf eine Kennzahl oder Trendkurve, werden Ihnen die Details Ihrer Personaldaten bis auf das letzte Feld angezeigt. Mit der ausgeklügelten Datennavigation, Filter und Drilldown-Optionen analysieren Sie transparent auch große Datenmengen "in Memory". So finden Sie schnell die Ursachen für Trends und Abweichungen.

Personaler — Die Organisation im Griff

Mit der APP Vorlagen verleihen Sie Ihren Geschäftsvorgängen Struktur und  Sicherheit. Zunächst erstellen Sie im Designmodus per Drag&Drop Ihr Layout, dann Textbausteine und Tabellen. Darin platzieren Sie aus dem Datenkatalog von KIDICAP die Informationen, die in den Arbeitsvertrag, das Zeugnis, eine Bescheinigung oder die Gehaltsmitteilung dynamisch eingebettet werden. Im Workspace erscheint dann das fertige Dokument mit den aktuellen Daten zur manuellen Nachbearbeitung oder direkt zur Weiterleitung an den Empfänger oder in die Serienproduktion.

 

In KIDICAP ist bereits ein reichhaltiger Set von Vorlagen enthalten. Einmal erstellte Vorlagen können wiederverwendet, kopiert und für einzelne Arbeitgeber modifiziert werden. Mehrere Dokumente bündeln Sie zu Sendungen, die im Workflow bei bestimmen Ereignissen wie einer Neueinstellung automatisch erzeugt und versendet werden. Falls gewünscht, erfolgt über die in jedem Dokument enthaltenen Metadaten gleich die Archivierung in der Personalakte als PDF, PDF/A und bei Bedarf mit elektronischer Signatur.

Erstellung eines Arbeitsvertrages mit KIDICAP.Vorlagen

Die digitale Personalakte ist ein wichtiger Treiber für schlanke Personalprozesse. In KIDICAP ist die Dokumentenverarbeitung deshalb in Geschäftsvorfälle und fachliche APPs eng eingebunden. Über den Postkorb werden E-Mails mit Anhang, fotografierte Belege und gescannte Dokumente weitgehend automatisch übernommen. Beim Zahltag sorgen die APPs Docs und Comand dafür, dass die Ergebnisse hunderttausendfach als Dokumente automatisch in das richtige Aktenregister und in das Langzeitarchiv der Datenbank fließen. Bei Dokumenten, die vorher aus Vorlagen mit Barcode ausgedruckt wurden, erfolgt direkt beim Scannen die Zuordnung in das passende Aktenregister.

 

Die APP enthält eine vorgefertigte Aktenstruktur, die Sie frei ergänzen und anpassen können. Existieren Dokumente zu einem Personalfall in der Akte, sind diese immer mit der fachlichen Fallbearbeitung wie in Entgelt, Meldungen, Travel und Anderen verbunden. Sie werden direkt im Bearbeitungskontext angezeigt und bei Bedarf in die eigene Wiedervorlage oder die eines Kollegen gelegt. In der Personalakte definieren Sie Ihre eigene Navigation. Gefundene Dokumente werden im Viewer dargestellt, mit Einzelblattvorschau oder in Vollansicht. Über den Viewer fügen Sie einfach Annotationen oder Maskierungen in das Dokument ein, die mit eigener Berechtigung abgespeichert werden können.

Arbeitsvertrag eines Personalfalls mit im Viewer eingefügter Annotation

Machen Sie die Abrechnung von Entgelt einfacher durch die Verwaltung persönlicher Arbeitszeitmodelle und Abwesenheiten. Erfassen Sie Urlaub, Krankheit, Mutterschutz und andere Fehlzeiten. Absenz kennt die gesetzlichen und tariflichen Regeln für jeden Arbeitgeber. Beides wird zusammen mit den persönlichen Vereinbarungen für alle Mitarbeiter komfortabel im Arbeitszeitkalender bearbeitet und dargestellt. Sammel- und Gruppenfunktionen unterstützen eine ökonomische Sachbearbeitung. Für Auswertungen betrachten Sie Ihre Abwesenheitsdaten in Reports oder im Leitstand.

 

Absenz kooperiert mit Entgelt, Tarife, Finanzen und Meldungen. Im Zusammenspiel werden automatisch Entgeltdaten berechnet, Meldungen für die Sozialversicherung erzeugt, Resturlaube und Rückstellungen gebildet. Daten aus der Zeiterfassung werden über Connect übernommen. Bei Einsatz von Travel sehen Sie auch Dienstreisen als Abwesenheit. Ihre Mitarbeiter erfassen direkt wie in Travel  ihre persönlichen Abwesenheiten über den Genehmigungsworkflow in der Self Service APP von Absenz.

Übersicht aller Fehlzeiten eines Personalfalls im Kalender von KIDICAP.Absenz

Rechnen Sie Dienstreisen im Einklang mit dem Bundesreisekostengesetz und eigenen Richtlinien ab. Travel senkt Ihre Prozesskosten für Viel- und Gelegenheitsreisende deutlich mit einfachster Bedienung. Zahlreiche spezielle Reisetypen wie für Betriebsprüfer, Organe und Polizeieinsätze sind Standard. Geldwerter Vorteil wird direkt von Entgelt abgerechnet, die Auszahlung von Erstattungsbeträgen wird automatisch an das Kassenbuch weitergeleitet. Bei Bedarf erstellt Travel am Jahresende eine Steuerbescheinigung.

 

Zentrale Reisestellen gestalten den Workflow mit Prüf- und Freigabestationen. Die Mitarbeiter werden auf Wunsch per E-Mail über den Reisestatus informiert oder buchen ihre Dienstreise gleich selbst mit der Self Service APP von Travel über den Genehmigungsworkflow. Für die Reisemittelbeschaffung sind gängige Buchungsportale wie HRS und DB integriert. Für eine 360° Sicht archiviert Travel Reiseformulare und abfotografierte Belege auch integriert in der Teilakte Dienstreisen der Personalakte.

 

Wollen Sie ausschließlich Dienstreisemanagement nutzen, erhalten Sie beide Travel APPs integriert mit eigener Anwendersteuerung und weiteren APPs als Setup KIDICAP.Avant für den eigenen Rechenzentrumsbetrieb oder direkt von GIP als Software as a Service.

Das Eine für alles - Ihr Personalbüro für kirchliche Organisationen

Speziell für das kirchliche Personalbüro bietet Personal Office die Möglichkeit einen Großteil der Funktionen aus den APPs Entgelt, Finanzen, Meldungen, Absenz, Qualifikation und Organisation gebündelt in einem Personalwirtschaftssystem zu nutzen. Der kompakte Setup aus Personendatenbearbeitung mit Stellen- und Haushaltsplanung ist in kameraler und doppischer Version mit der ganzen fachlichen Tiefe ausgestattet, die kirchliche Verwaltungen schätzen.

 

Personal Office arbeitet mit einer eigens ausgeprägten Benutzeroberfläche und  Datenhaltung, ausschließlich für Ihren Mandanten. Individuelle Anpassungen des Datenmodells und der Oberfläche sind so leicht umsetzbar. Personal Office ist durch die APP Connect mit den Tarifeinstellungen und der leistungsfähigen Personalabrechnung in Entgelt verbunden. Über Connect werden alle Daten nahezu in Echtzeit synchronisiert oder nach dem Zahltag übertragen.

Alles im Blick — mit dem HR-Cockpit von Personal Office

Mitarbeiter — Leichter mitarbeiten mit Self Services

Vor Antritt einer Dienstreise legen Sie in der APP Travel einen Reiseantrag an. Es sind nur wenige Eingaben erforderlich, viele Felder werden damit schon vorbelegt. Falls Sie häufig ähnliche Reisen machen, kopieren Sie einfach eine vorhandene aus Ihrer Reiseliste und ändern die erforderlichen Werte. Travel zeigt Ihnen bei jeder Eingabe die Veränderung der Reisekosten und Ihren voraussichtlichen Erstattungsbetrag.

 

Sind alle Angaben gemacht geht der Reiseantrag zur Genehmigung. Vielreisende nutzen die Sammelerfassung auch kombiniert mit einer Dauerreisegenehmigung bei festgelegten Reisetypen. Ist die Reise gemacht, werden zusätzliche Beträge und ggf. die Belege eingegeben und die Reisekostenabrechnung ist fertig und geht weiter zur Prüfung, bei Überschreitung des Budgets zur Nachgenehmigung und dann zur Auszahlung.

 

Wollen Sie ausschließlich Dienstreisemanagement nutzen, erhalten Sie beide Travel APPs integriert mit eigener Anwendersteuerung als Setup KIDICAP.Avant.

Wie beim Online-Banking zeigt KIDICAP.Konto für Ihre Mitarbeiter den aktuellen Kontostand für alle geldwerten Leistungen wie Gehalt, unständige Bezüge, Urlaubsanspruch, Fehlzeiten, Versorgungsleistungen, Reisekostenerstattungen und anderes mehr.

 

Haben Sie in Admin die Benachrichtigung per E-Mail aktiviert, werden Ihre Mitarbeiter über wichtige Buchungen auf ihrem KIDICAP.Konto informiert. Per Link aus der E-Mail schauen sie direkt auf ihren Kontostand. Die Führung eines digitalen Kontos erspart jede Menge Papier - Ihre Mitarbeiter entscheiden selbst, ob sie die Gehaltsmitteilung wie einen Kontoauszug ausdrucken oder digital speichern.

Stellen Sie Ihren Mitarbeitern aus KIDICAP.Personalakte heraus alle relevanten Dokumente auf schnellstem Weg in ihrem persönlichen digitalen Postfach zur Verfügung – sicherer als per E-Mail und DSGVO-konform. Aktuelle Gehaltsmitteilungen und weiter zurückliegende Dokumente können vom Mitarbeiter eingesehen, heruntergeladen oder selbst ausgedruckt werden.

 

KIDICAP.Postfach wirkt in beide Richtungen: zum Mitarbeiter und zurück vom Mitarbeiter an den Personalbereich. Per Drag & Drop zieht Ihr Mitarbeiter Scans, fotografierte Belege, E-Mails mit Anhang und andere digitale Dokumente einfach in sein Postfach.

Anlegen einer neuen Dienstreise im Self Service von KIDICAP.Travel

Systemmanager — KIDICAP ist das Datenzentrum

KIDICAP bietet für Service Partner und komplexe Organisationen eine Steuerung von Mandanten auf mehreren Ebenen in einer Softwareinstanz.  Die Authentifizierung und die Berechtigung für APPs, Datenobjekte und Funktionen wird dabei zentral für alle Rollen und Nutzer in Admin über die Zentralperson verwaltet. Die mitlaufende Protokollierung aller Änderungen sichert die Ordnungsmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit. In der APP Prüfungen werden die Protokolle für Ihr internes Kontrollsystem mitverwendet.

 

Gemeinsame Einstellungen für Nutzergruppen können über die Ebenensteuerung vererbt und ökonomisch in der Sammelbearbeitung zusammengefasst werden. Der Systemadministrator im Rechenzentrum oder Verfahrensverantwortliche des Mandanten kann die Vergabe von bestimmten Berechtigungen anderen Personen auf einer niedrigeren Ebene übertragen. Diese Art der Ebenensteuerung sichert kurze Wege bei Änderungen. Die Übersicht über die Einstellungen der vielen tausend Nutzer behalten Sie mit Auswertungen aus den APPs Reports und Leitstand.

Anzeige der zugeteilten Benutzerrechte in KIDICAP.Admin

In einer KIDICAP Instanz werden täglich Millionen Ereignisse verarbeitet. Viele davon, wie der Zahltag, die Befüllung der Personalakte mit Ergebnissen, Finanzprognosen und die Meldungserstellung laufen im Hintergrund unbemerkt vom Anwender in der Dunkelverarbeitung ab. Ob zyklisch oder situativ, Comand bringt alle Batchjobs aus den fachlichen APPs in ein geordnetes und übersichtliches Ablaufschema.

 

Mit Comand verteilen Sie die Last der Batchverarbeitung parallel auf viele Rechenkerne. Detektiert Comand Fehler in der Jobausführung wird ein Alarm ausgelöst, auch mit E-Mail Benachrichtigung zum direkten Eingriff. Über Musterscripte fügen Sie bei Bedarf eigene Batchjobs ein und über ein Application Programming Interface tritt Comand die Ausführung von Jobs an eine übergeordnete Jobcontrol ab.

Jedes Personalwirtschaftssystem muss mit einer Vielzahl anderer Systeme Daten austauschen. Einerseits sind standardisierte Konnektoren direkt in fachlichen APPs integriert; andererseits müssen Konnektoren zum Beispiel für die Anbindung von Zeiterfassung, Finanzcontrolling und Recruiting mit abgesicherten Methoden individuell gebaut oder angepasst werden. Die Ausführung der Konnektoren wird üblicherweise als Batchjob in die APP Comand eingebunden.

 

Connect stellt zwei Methoden bereit: Für den Massendatentransfer den InfoCollector, der Daten aus der Datenbank selektiert und für die Weiterverarbeitung in die passende Struktur und Formate transformiert, oder für den umgekehrten Weg in KIDICAP hinein. Und einen Set von über tausend KIDICAP Business Objects, mit denen Daten und Funktionen von KIDICAP als WebServices transaktional in andere Systeme einbezogen werden können —  oder umgekehrt — soweit das konnektierte System ebenfalls WebServices bereitstellt.

Infomedia ist unser Kundenportal. Hier finden Sie alle Informationen über neue Releases und Updates sowie über gesetzliche und tarifliche Anpassungen. Mit dem eingebauten Ticketsystem melden Sie Störungen in der Software oder im Betriebsablauf direkt an den Softwarehersteller GIP. Anschließend verfolgen Sie die Bearbeitung und Lösung durch die GIP, falls erforderlich bis zur Auslieferung eines Updates mit Ihrer Problemkorrektur.

 

Die Software selbst wird, gegliedert nach APPs, ebenfalls über Infomedia online geliefert und dann von Ihnen aus dem Portal zur Installation abgerufen. Für wichtige Themen aus der Personalwirtschaft, aber auch aus der Produktion im Rechenzentrum bietet die GIP Fachgruppen und einen Kundenbeirat an, in denen Sie mitwirken und Einfluss auf die Produktentwicklung nehmen können. Über Infomedia klinken Sie sich in die Fach- und Beiratsthemen ein, die Sie interessieren.

KIDICAP.Infomedia Community-Board

Gerne informieren wir Sie auch über unsere weiteren KIDICAP APPs:

Das Setup für das komplette Dienstreisemanagement

Als eigenständigen Teil der Personalwirtschaft nutzen Sie ausschließlich die Travel APPs von KIDICAP mit der integrierten Anwendersteuerung und dem individuell einstellbaren Genehmigungsworkflow über Arbeitsstationen. Das Setup enthält alle Funktionen für die zentrale Reisestelle, den Personaler, das Sekretariat im Management und den Self Service für die Mitarbeiter.

KIDICAP.Avant erhalten Sie in Kombination mit dem ganzen KIDICAP-System oder als eigenständigen Setup für den Betrieb in Ihrem Rechenzentrum.

Dienstreise mit Genehmigungsprozess per E-Mail

 

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