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Im Zeichen der Digitalisierung

Die Entgeltabrechnung ist eine komplexe Sache. Dies gilt in besonderem Maße für Einrichtungen des öffentlichen und kirchlichen Dienstes, man denke allein an das Dickicht aus umfangreichen Tarifverträgen oder an das anspruchsvolle Thema Zusatzversortung. Die zentrale Gehaltsabrechnungsstelle (ZGASt) des DiCV Freiburg betreut diesbezüglich viele caritative Einrichtungen und Verbände der katholischen Kirche und leistet auch in anderen HR-Bereichen kompetente Dienste.

Im Gespräch mit ZGASt-Leiter Roland Hornig, seinem Stellvertreter Bernd Hettich und Claus Peter Dreher, Vorstand des Caritasverbandes für die Erzdiözese Freiburg, erfuhren wir vieles über Aufgaben, Arbeitsethos und die digitalen Herausforderungen der ZGASt Freiburg – und über die wichtigen Personalthemen der Zukunft.

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Herr Dreher, was bedeutet für Sie ganzheitliche Personalarbeit?

Claus Peter Dreher: Der Mensch steht immer im Zentrum. Die Mitarbeitenden sind unsere zentrale Ressource. Deshalb müssen wir alles im Blick halten, was den Menschen bei der Erledigung der dienstlichen Aufgaben förderlich und alles wegnehmen, was ihnen hinderlich ist.

Roland Hornig: Als Personalleiter habe ich auch den Mitarbeitenden-Lebenszyklus im Blick, von A wie Anfang bis Z wie Zeugnis. Eine wichtige Rolle spielt hier immer auch das Zwischenmenschliche. Aufeinander achten, das ist jenseits aller guten fachlichen Zusammenarbeit gerade im Personalbereich ein wichtiges Element.

Wenn Sie Zeit für die Mitarbeitenden brauchen, ist eine Optimierung der Arbeitsabläufe sehr hilfreich, Stichwort Digitalisierung. Es geht darum, die Fachleute von lästigen administrativen Prozessen zu befreien. Wo stehen Sie im Moment auf diesem Weg?

Roland Hornig: Trotz aller guten Ansätze auch in den Jahren zuvor war der entscheidende Treiber die Pandfemie. Das gilt nicht nur für uns, sondern auch für unsere Kunden. Wir haben uns überlegt, welche Dienste wir unseren Kunden im Bereich der Digitalisierung leisten können. Im Zuge dieses Prozesses haben wir entschieden, dass wir bei uns in der ZGASt mit den passenden digitalen Schritten beginnen und diese zunächst bei uns selbst einführen und leben sollten, bevor wir an die Kunden herantreten. Wir haben also intern Vorarbeit geleistet und setzen die Dinge nun nach außen unseren Kunden gegenüber um. Ein gutes Beispiel ist die digitale Ergebniskontrolle, weg vom Papier, weg vom analogen Arbeiten und hin zum digitalen Prozess. Das haben wir bei uns selbst eingeführt und etabliert – nun kann die Kundschaft profitieren.

Die ZGASt fungiert also als „Vortester“ digitaler Prozesse im Personalbereich. Was intern getestet wurde, kann mit empirischer Überzeugung nach außen gegeben werden, richtig?

Roland Hornig: Genau, die Selbsterfahrung verschafft uns einen geschärften Blick und wir wissen, welche Dinge gut laufen und wo es haken kann. Das hilft auch im außen bei der Beratung unserer Kunden.

Herr Hettich, Sie haben eine sehr lange Dienstzeit hinter sich und kennen jeden Kunden, auch mit Blick auf das Thema Digitalisierung. Wie ist denn die Gemengelage in dieser Hinsicht?

Bernd Hettich: Bei vielen Kunden – und auch teilweise bei der ZGASt selbst konnte man sich lange Zeit keine Sachbearbeitung ohne ein Personalstammblatt in Papierform vorstellen. Es gab kundenseitig auch kaum Anfrage mit Blick auf digitale Projekte. All das hat sich nicht zuletzt durch die Situation mit Corona geändert. Wir bekommen nun viele Anfragen, der Wille zur Digitalisierung hat sich potenziert. Ganz oben auf der Wunschliste steht die digitale Personalakte.

Immer mehr Kunden haben zudem schon elektronische Stammblätter für Ihr Personal und die Gehaltsabrechnungen werden immer häufiger digital auf den Weg gebracht. Der nächste Schritt ist der Mitarbeitenden Self Service: Beschäftigte können sich wichtige Informationen selbständig besorgen, zum Beispiel die Gehaltsabrechnung.

Claus Peter Dreher: Die Aufgabenverteilung zwischen den Beteiligten ist folgende: Die GIP als Softwarehaus für Entgeltabrechnung und HR liefert die Technik in Form der Software KIDICAP, das kirchliche Rechenzentrum in Eggenstein hostet. Wir von der zentralen Gehaltsabrechnungsstelle (ZGASt) bringen die Dinge den Kunden gegenüber zum Leben.

An dieser Stelle hätte ich noch ein paar grundsätzliche Anmerkungen. Sie wissen, dass KIDICAP im kirchlichen Rechenzentrum in Eggenstein gehostet wird. Dieses Rechenzentrum wurde vor genau 50 Jahren ins Leben gerufen und firmiert nun seit 40 Jahren als Stiftung. Der DiCV Freiburg ist einer von 12 Stiftern. Es gibt faktisch einen Dienstleistungsverbund zwischen den ZGASten (Stifter), der GIP als Lieferant von KIDICAP und dem kirchlichen Rechenzentrum. Ich sehe hier ideale Voraussetzungen für ein erfolgreiches gemeinsames Produktmanagement aus diesen Protagonisten, welches sich den Kernfragen widmet: Welche Themen bestimmen die Zukunft im Personalbereich? Wie kommen wir dahin? Ich rege an: Lasst uns unsere erfolgreiche Zusammenarbeit weiter vertiefen und voneinander profitieren. Lasst uns noch besser, noch innovativer werden. Am Ende des Tages werden die Kunden die großen Gewinner sein.

Welche Themen sehen Sie denn für die Zukunft?

Claus Peter Dreher: Das Thema Digitalisierung ist auch in Zukunft entscheidend und wird noch wichtiger werden. Es sind genau diese stabilen, elektronischen Personalprozesse, an deren Etablierung wir alle großes Interesse haben, weil sie uns allen nutzen. Der Dienstleistungsverbund muss sich bei allen Prozessen an einem Null-Fehler Ziel ausrichten. Und wir müssen uns immer wieder fragen, welche der Digitalisierungsprojekte die oberste Priorität haben. Welche Wege führen am besten zum Ziel? Darum geht es.

Wir lösen diese Aufgaben am besten im Miteinander. Wir sollten die Strategie der GIP mit den Möglichkeiten des Rechenzentrums und den Fähigkeiten von den ZGASten noch mehr zusammenbringen, anstatt nur auf jeweils eigenen Wegen zu gehen und Potenzial zu verlieren. Dies gilt im Übrigen nicht nur für unseren geografischen Bereich, sondern für ähnliche Konstellationen aus GIP, Rechenzentren und ZGASten in ganz Deutschland.

Roland Hornig: Das praktische Leben findet in den Personalabteilungen der Kunden statt. Und genau dieses muss uns alle interessieren. Wir müssen die Dinge aus der betrieblichen Praxis zusammentragen und betrachten, um daraus gemeinsam die optimalen Verbesserungen in der richtigen Reihenfolge zu folgern und umzusetzen. Ein gutes Produktmanagement orientiert sich stets an den Bedürfnissen der Kunden und nicht an dem, was man selbst für richtig hält. Genau hinschauen, gemeinsam diskutieren, gemeinsam entscheiden, gemeinsam Strategien finden. Genau deshalb plädieren wir für ein gemeinschaftliches Produktmanagement.

 

Claus Peter Dreher, Bernd Hettich, Roland Hornig von der Caritas Freiburg
v.l.r. Claus Peter Dreher, Bernd Hettich, Roland Hornig

„Als ZGASt orientieren wir uns konsequent an den Bedürfnissen unserer Kunden. Ferner sind wir Mittler zwischen den Kundenanforderungen, dem Softwarehersteller GIP und dem kirchlichen Rechenzentrum. Diese verlässlichen Partner unterstützen uns dabei, unsere Aufgabe optimal zu erfüllen.“

Roland Hornig ist seit April 2021 als Personalleiter und Leiter der ZGASt Freiburg tätig. Auch zuvor arbeitete er langjährig im Personalmanagement der Caritas. In früheren Berufsjahren bekleidete er leitende Posten in der pharmazeutischen Industrie und Einrichtungen des öffentlichen Dienstes.

Herr Hettich, Sie haben während Ihrer langen Zeit bei der ZGASt bereits sehr analoge Zeiten erlebt. Welche maßgeblichen Veränderungen mit Blick auf Digitalisierung waren und sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten? Und ist der Begriff „Digitalisierung“ in der praktischen Personalarbeit tatsächlich immer ein Synonym für „Fortschritt?

Bernd Hettich: Als ich 1990 angefangen habe, gab es keinen PC, es gab nur Erfassungsgeräte. Die ZGASt hat mit diesen Geräten also nur reine Datenerfassung durchgeführt und die entsprechenden Bänder einmal pro Woche gesichert. Fachkenntnisse waren damals nicht erforderlich. Die Sachbearbeitenden von heute müssen sich fachlich auskennen, zum Beispiel in der Sozialversicherung und in der Lohnsteuer, auch im Tarifrecht. Es war also früher tatsächlich einfacher. Wir hatten nicht die technischen Hilfsmittel von heute, aber auch fachlich bei weitem nicht die Anforderungen unserer Zeit. Diese sind mit den technischen Fortschritten konsequent gestiegen.

Ende der Neunzigerjahre kam dann der erste PC, es kam das hervorragende Programm KIDICAP der GIP, dass uns natürlich stark unterstützt. Aber auch der Gesetzgeber hat in allen Bereichen erheblich draufgesattelt - die Lohnabrechnung ist deutlich komplizierter und umfassender geworden. Wer in diesem Bereich heute fachlich tätig ist, braucht eigentlich ein Studium. Das war früher anders. Insofern ist die Unterstützung durch KIDICAP und die neuen technischen Möglichkeiten insgesamt auch notwendig, um dieses Pensum überhaupt bewältigen zu können.

Stichwort Weiterbildung: es wird immer anspruchsvoller, in der Entgeltabrechnung stets auf dem aktuellen Stand zu sein. Im öffentlichen Dienst gilt dies in besonderem Maße. Wie halten Sie Ihre Fachleute aktuell?

Bernd Hettich: Wir werden diesbezüglich von der GIP und auch vom Rechenzentrum unterstützt, die uns anstehende Neuerungen zuverlässig und gut aufbereitet zukommen lassen. Außerdem behelfen wir uns mit Portalen aus dem Bereichen Sozialversicherung, Tarifrecht, Arbeitsrecht und Lohnsteuerrecht. Ein großer Vorteil sind auch unsere beiden hausinternen Arbeitsjuristinnen. Folglich sind wir in der Regel auf einem guten Stand und davon profitieren unsere Kunden.

Herr Hornig, 230 Kunden mit insgesamt vielen Abrechnungsfällen sind eine große Herausforderung. Wie bewältigen Sie diesbezüglich die fachlichen Anfragen seitens der Klientel?

Roland Hornig: Wir machen es wie andere Dienstleister auch: es gibt ein leistungsstarkes Informationsportal, in welchem unsere Kunden alle relevanten und aktuellen Informationen finden. Auf diese Weise werden einfache und häufig wiederkehrende Fragen bereits im Vorfeld beantwortet. Was trotzdem bis zu uns durchdringt, hat es natürlich dann oft in sich, aber auch hier sind wir mit unseren qualifizierten Fachkräften für Entgeltabrechnung, mit mir als gelerntem Sozialversicherungsfachangestellter und Betriebswirt sowie mit unseren Arbeitsjuristinnen bestens gerüstet.

Claus Peter Dreher: Neben diesen formalen Themen haben wir auch in der Organisation eine gewisse Struktur. Wir haben unterschiedliche Anforderungsprofile an unsere Mitarbeitenden und Themencluster bei einzelnen Personen. Keine(r) kann alles. Deswegen ist es uns ein Anliegen, dass viele zusammen alles können. Wir wollen nicht alle zeitgleich auf dem gleichen Level haben, sondern uns im Innenverhältnis gegenseitig beraten. Stärken stärken, lautet die Devise.

Stichwort Fachkräftemangel. Für Payroll und IT wird es immer schwieriger, guten Nachwuchs zu bekommen. Wie ist die Situation bei Ihnen?

Roland Hornig: Fertig ausgebildete Arbeitskräfte finden wir am Arbeitsmarkt nicht mehr, das haben wir schon lange begriffen. Wir suchen Potenziale, die wir weiter entwickeln können. Wir haben ein Ausbildungskonzept, welches im Grunde nach an Quereinsteigern orientiert ist. So können wir Schritt für Schritt jeden an eigentlich jede Position fachlich heranführen. Die Einstiegsstufe ist der/die „Mitarbeitende“, dann kommt der/die „Sachbearbeitende ohne Beratung“, wie eben bereits gesagt. Die dritte Stufe ist ein/e „Sachbearbeitende mit Beratung“. Durch den modularen Aufbau des Konzepts können vorqualifizierte auch in höheren Stufen einsteinen.

Welche Rolle spielt an dieser Stelle die Digitalisierung mit möglichen Einsparpotenzialen?

Roland Hornig: Natürlich spart die Digitalisierung manueller Prozesse Arbeitszeit ein. Doch letztlich verändern sich nur die Aufgaben für die Mitarbeitende. Es wird weniger erfasst, weniger manuell gearbeitet, dafür aber mehr beraten, gerade dem Kunden gegenüber. Die Sachbearbeitenden sind Anwälte des Kunden, sie vertreten die Interessen des Kunden. Das haben sie verinnerlicht. Und da werden sie gebraucht.

Claus Peter Dreher: Digitalisierung allein führt nicht zwangsläufig zur Effizienz- und Effektivitätssteigerung in der Organisation. Im Gegenteil, qualifiziertes Personal und digitalisierte Prozesse sind die Grundvoraussetzungen für ein erfolgreiches Arbeiten. Wir müssen uns auf unserem begrenzten Markt immer wieder beweisen und mit Qualität, Leistungsbereitschaft und Wissen überzeugen. Die Mitarbeitenden sind unser wichtigstes Potenzial. Es kann nicht nur die Digitalisierung im Mittelpunkt stehen, sondern ganz klar auch der Mensch, eben mit neuen Aufgaben und neuen Funktionen.

Wie zufrieden sind Sie denn mit der Software KIDICAP und mit der Zusammenarbeit mit der GIP?

Roland Hornig: Es ist eine sehr positive Zusammenarbeit, man stößt immer auf offene Ohren und auf Interesse. Und die GIP ist im öffentlichen und kirchlichen Dienst in Deutschland in Sachen Qualität und Erfahrung unerreicht.

Bernd Hettich: Die GIP macht auch Workshops zu wichtigen Themen, das ist ganz hervorragend. So wird auch der Austausch unter den Kunden gefördert. Wir werden hier schon gut begleitet.

Claus Peter Dreher: In unserem Dienstleistungsverbund haben wir unsere Anfragen grundsätzlich an das Rechenzentrum zu stellen, welches als Mittler zwischen uns und der GIP auftritt. Die GIP nimmt derartige Rückmeldungen von allen Rechenzentren in Deutschland auf und verarbeitet sie weiter, das ist schon eine riesige Aufgabe. Aber es dauert deshalb teilweise auch länger, bis solche Meldungen von uns über das Rechenzentrum an die GIP und dann erledigt zurückgespielt werden.

Hier wäre eine höhere Transparenz in Form eines entsprechenden Monitorings wünschenswert, sicherlich nicht nur für uns. Auf diese Weise wäre der Status jeder Anfrage immer einsehbar und wir können den Dialog mit den Kunden entsprechend gestalten. Es genügt nicht, lediglich ein Ticket abzusetzen und zu wissen, dass es gerade in Bearbeitung ist. Wir brauchen mehr Transparenz im Ticketsystem.

Herr Dreher, Herr Hornig und Herr Hettich, wir danken Ihnen für dieses Gespräch.

 

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