Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist in aller Munde

Seit dem dem 1. Januar 2023 müssen sich alle Arbeitgeber:innen in Deutschland am neuen Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) beteiligen und die Krankmeldungen ihrer gesetzlich krankenversicherten Beschäftigten auf elektronischem Weg abrufen. Diese erhalten sie von den zuständigen Krankenkassen, welche wiederum von den Arztpraxen digital beliefert werden. Der „gelbe Schein“ hat also ausgedient, die Krankmeldung wird digital.

Es gibt jedoch wichtige Ausnahmen und weitere Dinge, die für Sie als Arbeitgeber:in wichtig sind. Über diese Sachverhalte wollen wir Sie nachfolgend informieren.

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – Gesetzliche Grundlagen

Die maßgeblichen Bestimmungen für die „eAU“ sind dieselben wie für den traditionellen gelben Schein. Sie finden sich im Entgeltfortzahlungsgesetz. Dort werden die Anzeige- und Nachweispflichten im Rahmen einer Erkrankung ebenso geregelt wie der Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Das neue elektronische Verfahren stellt nur einen anderen Übermittlungsweg dar.

Allerdings gibt es eine wichtige Änderung mit großer Wirkung: Erkrankte Arbeitnehmer:innen in der gesetzlichen Krankenversicherung sind bei Erkrankungen ab 1. Januar 2023 nicht mehr verpflichtet, ihren Arbeitgeber:innen spätestens am vierten Tag ihrer Arbeitsunfähigkeit eine Krankmeldung vorzulegen. Ab diesem Zeitpunkt werden die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen von den gesetzlichen Krankenkassen in elektronischer Form an die Arbeitgeber:innen übermittelt. Das Entgeltfortzahlungsgesetz wurde entsprechend angepasst.

Verlangen Arbeitgeber:innen die Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits ab dem ersten Tag der Krankheit, so müssen betroffene Arbeitnehmer:innen auch weiterhin rechtzeitig beim Arzt vorstellig werden. Die Nachweispflicht tragen übernehmen hier ebenfalls die gesetzlichen Krankenkassen.

Geltungsbereich

Das eAU-Verfahren wird im Grundsatz für alle gesetzlich krankenversicherten Beschäftigten angewendet. In den folgenden Konstellationen bleibt es hingegen beim bisherigen Papier-Verfahren:

• Krankschreibung wegen Erkrankung des Kindes
• Krankschreibung von einem Arzt im Ausland
• Krankschreibung von einem Privatarzt
• Krankschreibung in Rehabilitationseinrichtungen
• Krankschreibung durch Physio- oder Psychotherapeuten
• Krankschreibung wegen Mutter-Kind-Kur

Außerdem sind alle privat krankenversicherten Beschäftigten vom eAU-Verfahren ausgeschlossen.

Bisheriges Verfahren

eAU Verfahren

Praktischer Ablauf seit 1. Januar 2023

Seit 1. Januar 2023 müssen alle Arbeitgeber:innen in Sachen eAU proaktiv sein, denn die gesetzlich krankenversicherten Beschäftigten legen ihnen keine Krankmeldungen mehr vor. Diese senden die behandelnden Ärzt:innen digital an die Krankenkassen, eine automatische Weiterleitung durch die Kassen an die Arbeitgeber:innen erfolgt nicht. Die Arbeitgeber:innen müssen die entsprechenden Abrufe bei den Kassen starten, nachdem sie Kenntnis über den Beginn und die voraussichtliche Dauer einer Arbeitsunfähigkeit erlangt haben.

Die Funktionsfähigkeit des Verfahrens hängt also davon ab, wann erkrankte Beschäftigte ihre Arbeitgeber:innen über ihre Erkrankung informieren.

Änderungen für Arbeitnehmer:innen

Bisher verpflichtete das Entgeltfortzahlungsgesetz erkrankte Arbeitnehmer:innen, ihren Arbeitgeber:innen spätestens am 4. Tag der Krankheit den berühmten gelben Schein vorzulegen. Diese Verpflichtung ist bei Erkrankungen gesetzlich krankenversicherter Beschäftigter seit dem 1. Januar 2023 zugunsten einer reinen Informationspflicht über Beginn und voraussichtliche Dauer der Krankheit entfallen – natürlich unter Berücksichtigung oben aufgeführter Ausnahmen.

Änderungen für Arbeitgeber:innen

Seit Jahresbeginn müssen alle Arbeitgeber:innen mit Blick auf das Thema Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung proaktiv sein, denn die meisten ihrer Beschäftigten tragen keine Krankenscheine mehr in die Personalabteilung – diese übermitteln die zuständigen Krankenkassen nur auf explizite Anfrage auf elektronischem Weg.

Die Funktionsfähigkeit des Verfahrens hängt also davon ab, ob erkrankte Arbeitnehmer:innen ihre Arbeitgeber:innen pünktlich und vollständig über ihre Krankheit informieren.

Das eAU-Verfahren gilt zudem nur für gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte und deckt auch hier nicht alle Sachverhalte ab. In der betrieblichen Praxis bedeutet dies die Etablierung von digitalen und analogen Parallelprozessen mit Blick auf den Nachweis einer Erkrankung.

Marius Köppen ist als Bereichsleiter bei der GIP u.a. für das Thema eAU verantwortlich. Wir haben mit ihm über die besonderen Herausforderungen der eAU für Softwarehäuser und Anwender:innen gesprochen.

Herr Köppen, Softwarehäuser und Anwender:innen sprechen von einem wahrscheinlichen Mehraufwand durch die eAU, eine interessante Einschätzung mit Blick auf ein digitales Verfahren. Wie sehen Sie das?

Ich teile diese Einschätzung nur bedingt und insbesondere jedoch in Verbindung mit der eigentlichen Einführung des neuen Prozesses. Ob durch die eAU tatsächlich ein Mehraufwand entsteht - daran wird sich einerseits die Software messen lassen müssen, andererseits sehe ich jede:n Beteiligte:n in der Verantwortung, nicht nur bestehende Prozesse zu digitalisieren, sondern Chancen und Mehrwerte in der Transformation zu finden.

Die GIP ist auf den öffentlichen, sozialen und kirchlichen Dienst fokussiert. Gibt es in diesen Bereichen besondere Herausforderungen durch die eAU?

Ganz eindeutig, ja. Die Heterogenität der aktuellen Prozesse und der damit verbundenen Diversität der Anforderung ist eine Herausforderung. Dies zu ändern und neue Beteiligte in das Verfahren zu integrieren ist oftmals ein langer Weg und erhöht das angesprochene Risiko des Mehraufwandes. Auch existieren hier häufig Regelungen oder unterschiedliche zuständige Dienststellen, welche in anderen Branchen so nicht vorhanden sind und eine einfache Transition verkomplizieren.

Wie unterstützt Ihr Programm KIDICAP Ihre Partner und Kunden hinsichtlich der Prozesse, welche die eAU mit sich bringt?

In Zusammenarbeit mit unseren Partnern und Kunden haben wir viel investiert, um die unterschiedlichsten Anforderungen und Personas zu identifizieren. Für uns entstand somit schnell das Big Picture, alle Beteiligten prozessual zu integrieren.

Hiermit ist gemeint, dass über den zertifizierungsrelevanten Teil der ITSG hinaus viele Funktionen und Vereinfachungen entstehen und entstanden sind. Konkret startet es bei einem Self-Service für den/die Erkrankte/n, hin zur transparenten Darstellung der eAU für Arbeitgeber, bis zur revisionssicheren Ablage der eAU in der KIDICAP.Personalakte und abschließend einer Zugriffsmöglichkeit der eAU im KIDICAP.Postfach - erneut als Self-Service für die Mitarbeitenden.