unternehmen_lg

HR-Prozesse

Die Fachwelt redet regelmäßig der Optimierung von HR-Prozessen das Wort, gerne in Zusammenhang mit den Begriffen Effizienz und Integration. Wie gestalten sich diese Abläufe heutzutage – und welches Verbesserungspotenzial gibt es tatsächlich?

Artikel als PDF lesen

 

HR-Prozesse laufen insbesondere in größeren Organisationen über verschiedene Ebenen, sind also stark dezentralisiert. Die Prozesse beginnen in der Regel bei den Mitarbeiter:innen und gehen dann über verschiedene Verwaltungs- und Organisationsebenen bis zur zentralen Ebene, in der auch die Bezügestelle angesiedelt ist. Dort wird eine Payroll-Software eingesetzt, in den Verwaltungsebenen eine Personalsoftware und beim Arbeitgeber selbst arbeiten meist einzelne und oftmals nicht integrierte Tools, etwa für die Reisekostenabwicklung oder den Mitarbeiter-Self-Service. Oberhalb der Payroll- und HR-Anwender gibt es folglich häufig ein Sammelsurium an Kommunikationsformen für Bewegungsdaten, welche für die unterschiedlichsten Aufgaben eingesetzt werden – und über aufwändige Schnittstellen mit der zentralen Software für Entgeltabrechnung und Personalverwaltung verbunden werden müssen.

Diese Bewegungsdaten werden auch heutzutage oft noch via Mail, Telefon oder auch Papier übermittelt, Medienbrüche sind an der Tagesordnung. Hinzu kommen höhere Ablagezeiten, typischerweise in den Eingangspostkörben. Ein weiterer Nachteil ist die fehlende Übersichtlichkeit – die am Prozess Beteiligten wissen oftmals nicht, wo der Prozess sich befindet und wer bisher daran gearbeitet hat. All das sorgt für viele Fehler, es kostet viel Zeit und Mühe.

Die Zukunft ist „smart digital“

Die Lösung dieser Probleme ist im Grunde einfach: die beschriebenen Prozesse können auf transparente Weise digital abgebildet und weitgehend standardisiert werden. Das Ergebnis ist ein integrierter und rollentransparenter Prozess, der mit hohem Tempo und ohne jeden Medienbruch arbeitet und dessen Verlauf und Status jederzeit einsehbar ist.

Wir von der GIP helfen auf diesem Weg. Mit KIDICAP.NEO verfügen wir über ein modernes Produkt, das in puncto Anwendungserlebnis, Standardisierung und Integration höchsten Ansprüchen genügt und welches wir permanent weiterentwickeln. KIDICAP.NEO adressiert alle Organisationsebenen, das Ziel ist immer ein integrierter Gesamtprozess von der ersten bis zur letzten Ebene.

„Smarte Funktionen haben viele Anbieter. Aber transparente, smarte Prozesse über alle beteiligten Rollen und Ebenen hinweg sind die echten Effizienztreiber für große, dezentral organisierte öffentliche Einrichtungen.“

Oliver Sohlenkamp, Leiter Produktmanagement und Anwendererlebnis GIP GmbH

 

Wir sprachen mit Oliver Sohlenkamp, Leiter Customer Experience bei der GIP GmbH, über den vorgezeichneten Weg in eine digitale Zukunft des Personalwesens – und über die wachsende Bedeutung smarter digitaler Lösungen.

Herr Sohlenkamp, wo stehen die Organisationen des öffentlichen und sozialen Dienstes auf ihrem Weg in die digitale Welt?

Die Pandemie hat mit Blick auf das Thema Digitalisierung einen Bewusstseinswandel eingeläutet, nahezu alle Organisationen beschäftigen sich mittlerweile mit dezentral nutzbaren digitalen Lösungen. In der Folge werden auch in den Einrichtungen des öffentlichen Dienstes durchgehende digitale Prozesse bald die Regel sein. Dies wird zu einer enormen Prozessbeschleunigung und einer höheren Prozesssicherheit führen, die Personalabteilungen werden entlastet. Integrierte digitale und standardisierte HR-Prozesse bedeuten einen riesigen Effizienzgewinn für jede Einrichtung - was in Zeiten wachsenden Fachkräftemangels Gold wert ist.

Welche Ziele verfolgt die GIP mit Blick auf die digitale Zukunft für HR?

Es geht um das Anwendererlebnis und die durchgehende Prozessorientierung über alle Ebenen hinweg, das ist unser Ziel. Wir sind bekannt für die tiefe Durchdringung der fachlichen Anforderungen der Personalarbeit im öffentlichen Bereich und für das Angebot etablierter Standards, die bei Bedarf individuell ausgeprägt werden. Dieses Prinzip weiten wir gerade für die klassischen HR-Prozesse rollenübergreifend über alle Ebenen aus. Wir als Softwareersteller sind Garant für ein stets modernes und smartes, digitales Angebot und dessen Ausbau.

Apropos smart: es ist wichtig, dass digitale Lösungen gut aussehen und sich gut anfühlen, smart eben. Man sollte sie mit Freude anwenden wollen - und sie müssen einfach und intuitiv bedienbar sein. Daran arbeiten wir intensiv, denn genau hier liegt die Zukunft.

Wie sieht diese Zukunft denn konkret aus?

Entscheidend ist die Transparenz des Prozesses und die intuitive Bedienbarkeit. Alle Anwender:innen sollten jederzeit sehen, welchen Stand ihre Prozesse haben und welche Aufgaben aktuell anstehen. Die Arbeit selbst wird dann über kleine, greifbare Dialoge erledigt, die im Kontext des Prozesses stehen. Die Dialoge sollten alle für den Prozess notwendigen Informationen enthalten, aber auch keine darüber hinaus.

Konkret ist der Workflow jeweils so eingestellt, dass alle Nutzer:innen genau verstehen, was sie tun müssen. Von den Beschäftigten über die Führungskräfte und die Organisationsabteilung bis zur Personalstelle erledigen alle Beteiligten ihre Aufgaben mit wenigen kleinen Dialogen. Der integrierte und standardisierte Gesamtprozess läuft über alle Ebenen weiter – jederzeit transparent und ohne unnötige Verzögerungen digital. So sieht unsere Lösung aus – und genau so muss es sein!

Welche Rolle spielen mobile Endgeräte in diesem Zusammenhang?

Gerade mit Blick auf die Mitarbeiter:innen und Führungskräfte ist die responsive Umsetzung eine bedeutsame Sache. Smarte Dialoge sind auf dem Smartphone auch smart zu bearbeiten (lacht). Das ist die Zukunft.

 

Artikel als PDF lesen

 

Sie möchten Ihre Personalarbeit komfortabler und gleichzeitig effizienter gestalten?

Gerne stehen wir Ihnen für weitere Informationen rund um KIDICAP und unser Unternehmen zur Verfügung.

KONTAKT AUFNEHMEN

Wir benutzen Cookies

Wir nutzen Cookies auf unserer Website. Einige von ihnen sind essenziell für den Betrieb der Seite, während andere uns helfen, diese Website und die Nutzererfahrung zu verbessern (Tracking Cookies). Sie können selbst entscheiden, ob Sie die Cookies zulassen möchten. Bitte beachten Sie, dass bei einer Ablehnung womöglich nicht mehr alle Funktionalitäten der Seite zur Verfügung stehen.