„Das hat sich gelohnt!“
Die zentrale Gehaltsabrechnungsstelle (ZGAST) der Evangelischen Landeskirche Württemberg ist in kurzer Zeit einen weiten digitalen Weg gegangen, von dem alle Beteiligten profitieren. Wir sprachen mit ZGAST-Leiter Holger Wägerle über die Vorteile elektronischer Lösungen – und die Zusammenarbeit mit uns.
Herr Wägerle, möchten Sie zunächst einmal Ihre Aufgaben bei der Evangelischen Landeskirche Württemberg beschreiben?
Ich bin der Leiter der zentralen Gehaltsabrechnungsstelle (ZGAST), einem eigenständigen Referat im evangelischen Oberkirchenrat. Wir machen die gesamte Gehaltsabrechnung für die Landeskirche in Württemberg. Das sind im verfassten Bereich 1.250 Arbeitgeber mit insgesamt rund 30.000 Abrechnungsfällen pro Monat.
Wie viele Mitarbeiter beschäftigen Sie und wie ist die Struktur der ZGAST?
Bei uns arbeiten insgesamt 45 Menschen, die meisten davon in der unmittelbaren Gehaltssachbearbeitung. Darüber geschaltet sind die Sachgebietsleiter, welche die relevanten Schwerpunkte wie Sozialversicherung, Lohnsteuer und Zusatzversorgung abdecken. Hinzu kommen das technische Management, das Sekretariat und die Referatsleitung – das bin ich.
Welche genauen Aufgaben hat eine Sachgebietsleitung?
Bei komplizierten Einzelfällen wenden sich die Sachbearbeiter an die Sachgebietsleiter, deren Kenntnisse in ihrem jeweiligen Spezialbereich besonders fundiert sind. Ein weiterer großer Bereich für die Leiter sind die Betriebsprüfungen, die für alle unsere Kunden komplett in unserem Haus abgewickelt werden.
Die ZGAST übernimmt also alle im Zuge der Entgeltabrechnung ihrer Kunden anfallenden Arbeiten, also echtes Payroll-Outsourcing?
Richtig. Wir wickeln für unsere Kirchengemeinden die komplette Gehaltsabrechnung ab. Dazu gehören auch die Lohnsteueraußenprüfungen.
Gibt es trotzdem Aufgaben, die bei den Gemeinden verbleiben? Ich denke hier zum Beispiel an die Zulieferung von Bewegungsdaten.
Da sprechen Sie ein wichtiges Thema an, denn natürlich müssen die entgeltrelevanten Änderungen von den Kirchengemeinden zur ZGAST kommen. Wir haben zu diesem Zweck die so genannten kirchlichen Meldestellen. Das ist eine Verwaltungsebene zwischen den Gemeinden und uns als ZGAST. Die Gemeinden teilen den Meldestellen alle Änderungen mit und diese pflegen die Bewegungsdaten für uns ein. Das geschieht bisweilen noch über Formulare, wachsend jedoch digital und direkt über das System Personal Office von KIDICAP.
Das sind wichtige Schritte in Richtung Digitalisierung. In welcher Form melden die Kirchengemeinden ihre Änderungsdaten an die Meldestellen?
Nun, hier ist man oftmals weniger digital unterwegs, so dass die Meldungen in den unterschiedlichsten Formaten erfolgen, von E-Mails über Excel-Tabellen bis zu Papierformularen ist alles dabei. In diesem Zusammenhang ist es ein guter Weg, dass die Verwaltungsstellen bei der Aufbereitung der Daten ihrerseits immer mehr zu Personal Office übergehen.
Stichwort Pandemie: Hat Corona auch in Ihrem Bereich für einen Digitalisierungsschub gesorgt?
Durchaus! Es waren plötzlich alle Mitarbeiter im Home-Office und wir haben mit einem Schlag erkannt, wie entscheidend digitale Lösungen für die zuverlässige Erledigung unserer Aufgaben sind. Im Zuge dessen wurde auch die Einführung der digitalen Akte forciert - im Rückblick ein Segen für uns.
Wir haben zudem rasch festgestellt, dass die durch Home-Office neu etablierten, digitalen Prozesse Zeit sparen – und durch das Wegfallen von Medienbrüchen auch Fehler vermeiden. Plötzlich hatten wir mehr Gestaltungsspielräume und konnten uns verstärkt um andere Themen kümmern, die ebenfalls sehr wichtig sind.
Wenn man zusammenfassend die Situationen vor Corona mit der heutigen vergleicht – wo liegen mit Blick auf digitale Veränderungen die Schwerpunkte?
Diese Veränderungen betreffen insbesondere die Bewegungsdaten. Es gab zum Beispiel bei den Meldestellen schon vor der Pandemie eine Bewegung in Richtung digitaler Zulieferung über Personal Office. Ein guter Teil der Daten wurde uns damals allerdings noch mit Papierformularen gemeldet, die hier von den einzelnen Sachbearbeitern entsprechend verarbeitet worden sind. Sie müssen sich vorstellen, jeder Sachbearbeiter hatte jeden Tag einen Stapel neuer Papiere in seinem Fach. Darauf standen die Veränderungen der einzelnen Personalfälle, die allesamt manuell eingegeben werden mussten.
Durch die Einführung der digitalen Akte während der Pandemie wurden die Meldeformulare eingescannt und erreichten unsere Mitarbeiter bei der ZGAST in digitaler Form – die Papierstapel fanden ihr Ende. Unsere Sachbearbeiter können daher Änderungsdaten per Formular inzwischen direkt vom Bildschirm in Personal Office eingeben. Doch das ist nicht der letzte Schritt – bis Jahresende sollen alle Meldestellen komplett auf Personal Office umgestellt sein. Dann werden sämtliche Änderungsdaten nur noch über Personal Office eingepflegt und notwendige Dokumente parallel in die digitale Akte geschoben, auf die jeder Sachbearbeiter Zugriff hat.
Das Team der ZGAST
der Evangelischen Landeskirche in Württemberg
„Wir von der ZGAST wollen ausschließlich zufriedene Kunden, dafür engagieren wir uns jeden Tag. Deshalb sind wir stolz darauf, ihnen mit neuen digitalen Prozessen den Arbeitsalltag zu vereinfachen.“
Holger Wägerle ist Leiter der ZGAST der Evangelischen Landeskirche in Württemberg tätig. Zuvor arbeitete Herr Wägerle als HR-Generalist im kommunalen Bereich in Diensten der Vereinigung der kommunalen Arbeitgeberverbände (VkA).
Der Weg in die Digitalisierung ist auch im Personalbereich mit Widerständen verbunden. Wie sind diesbezüglich Ihre Erfahrungen?
Zunächst gab es Widerstände, denn der Mensch hat tendenziell Angst vor Veränderungen. Doch haben wir gut geschult, umfassend informiert und den Leuten wurde Stück um Stück klar, dass sie auch persönlich entlastet werden und profitieren. Deshalb kann ich mit einigem Stolz sagen, dass wir alle Mitarbeiter in das neue digitale Zeitalter mitgenommen haben.
Bei uns steht der Mensch im Vordergrund, das hat sich durch die konsequente Einführung digitaler Prozesse überhaupt nicht geändert – im Gegenteil. Alle Mitarbeiter merken inzwischen eine deutliche Arbeitserleichterung durch die neuen Abläufe. Das erhöht die Freude bei der Arbeit und senkt den Stresspegel spürbar.
Die Pandemie trieb auch das Thema Home-Office. Wie hat sich diese moderne Arbeitsweise bei der ZGAST etabliert?
Die meisten Mitarbeiter hatten anfangs keine praktischen Erfahrungen mit Heimarbeit. Wir alle wurden durch die damalige Situation ins kalte Wasser gestoßen. Inzwischen ist die Akzeptanz des Home-Office hier sehr hoch und wir haben heute völlig andere Abläufe als früher. Drei Viertel aller Mitarbeiter wollen auch künftig im Home-Office arbeiten. Das war früher völlig undenkbar. Und all diese Dinge wären ohne moderne digitale Abläufe überhaupt nicht denkbar.
Übrigens ist auch für die Personalgewinnung das Thema Heimarbeit wichtig: wenn ich heutzutage kein Home-Office anbiete, bekomme ich in dem ohnehin schon schwierigen Markt für Gehaltsexperten überhaupt keine Bewerbungen mehr. Das Angebot von Home-Office gehört aus meiner Sicht heutzutage zum Standard.
Das Arbeiten von zuhause aus hat auch Nachteile. Wie schaffen Sie es, mit einer derart dezentral agierenden Belegschaft den Teamgeist zu erhalten?
Ich achte darauf, dass unsere Leute regelmäßig direkt zusammenkommen. An drei bis vier Tagen pro Woche sitzen viele Mitarbeiter im Home-Office, doch die restliche Zeit wird zusammen im Büro gearbeitet. Das tut uns allen gut!
Sie sprachen vom HR-Programm Personal Office von KIDICAP. Wie läuft die Zusammenarbeit mit der GIP, welche Ihnen dieses System liefert?
Ganz hervorragend! Wir treffen uns regelmäßig und besprechen die Dinge, die aktuell anstehen. Das ist sehr wertvoll. Und natürlich gibt es auch ein Ticketsystem, mithilfe dessen Themen abgearbeitet werden. Anstehende Probleme werden zügig besprochen, es herrscht eine offene Atmosphäre und man kommt schnell zum Ziel. Wir haben zum Beispiel eine ganze Reihe an individuellen Anforderungen, die wir mit der GIP besprechen und anschließend gemeinsam realisieren.
Welche Produkte der GIP haben Sie im Einsatz?
Eine ganze Menge! KIDICAP Payroll, Personal Office, die K.Personalakte und K.Vorlagen nutzen wir seit langem. Aktuell führen wir gerade K.Travel und K.Reports ein. Danach steht K.Postfach an. Wir profitieren also bereits von großen Teilen des KIDICAP NEO-Spektrums. Und es wird noch mehr.
Das zeugt von großem Vertrauen, richtig?
Die Software von KIDICAP ist im öffentlichen und kirchlichen Bereich nicht zu schlagen. Das passt hervorragend. Ich kann das recht gut beurteilen, denn ich war zuvor im kommunalen Bereich auch mit anderen sehr bekannten Software-Lösungen für Entgeltabrechnung und Personal konfrontiert. Wenn ich das mit KIDICAP vergleiche, insbesondere auch mit Fokus auf die besonderen Anforderungen der Kirche, dann gibt es definitiv kein besseres Programm.
Wenn ich abschließend resümieren darf: in der Kirche geht etwas voran in Sachen Digitalisierung, oder?
Das kann man sagen – und vieles davon fand in einem weitaus höheren Tempo statt als wir uns das je hätten vorstellen können. Wir haben gemeinsam Großes geschafft – und das hat sich gelohnt. Unsere Kunden und auch wir selbst freuen uns sehr über diesen innovativen Weg.
