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Personaler:innen

Die Organisation im Griff

Das Personalressort, das Personalbüro oder Sie als einzelne:r Personaler:in müssen heute zahlreiche administrative Aufgaben erledigen. Gerade wenn Sie den Entgeltservice bereits ausgelagert haben, unterstützt Sie KIDICAP mit spezialisierten APPs für eine nahtlose Zusammenarbeit und die digitale

Transformation Ihrer Organisation mit neuen Mitarbeiter:innen Self Services. Managen Sie Ihre Personalarbeit digital mit Personaldokumenten, Bewerbungen, Personalentwicklung, Abwesenheiten und Arbeitszeitmodellen, Dienstreisen und Organisationsplanung.

 

 

KIDICAP.Vorlagen Icon

 

Struktur und Sicherheit für Ihre Geschäftsvorgänge

Dafür erstellen Sie im Designmodus einmalig Ihr gewünschtes Layout, ergänzen Textbausteine und Tabellen. Darin platzieren Sie aus dem Datenkatalog von KIDICAP die Informationen, die in den Arbeitsvertrag, das Zeugnis, eine Bescheinigung oder die Gehaltsmitteilung dynamisch eingebettet werden sollen. Im Workspace der APP erscheint dann das fertige Dokument mit den aktuellen Daten zur manuellen Nachbearbeitung oder direkt zur Weiterleitung an den Empfänger oder zur Produktion als Serienbrief.

K.Vorlagen enthält bewährte Muster, die Sie als Ausgangspunkt für Ihr Design verwenden können. Einmal erstellte Vorlagen können wiederverwendet, kopiert und für einzelne Arbeitgeber modifiziert werden. Mehrere Dokumente bündeln Sie zu Sendungen, die im Workflow bei bestimmen Ereignissen wie einer Neueinstellung automatisch erzeugt und versendet werden. Falls gewünscht, erfolgt über die in jedem Dokument enthaltenen Metadaten gleich die Archivierung in der K.Personalakte und optional die elektronische Signatur.

KIDICAP.Personalakte Icon

 

Schlanke Personalprozesse mit digitalen Dokumenten

Die digitale Personalakte ist ein wichtiger Treiber für schlanke Personalprozesse, damit Sie sich nicht verzetteln – denn tausende Dokumente begleiten jeden Tag Ihre Personalarbeit. In KIDICAP ist die Dokumentenverarbeitung deshalb in alle Geschäftsvorfälle über die APP K.Personalakte direkt eingebunden. Über den Postkorb werden E-Mails mit Anhang, fotografierte Belege und gescannte Dokumente weitgehend automatisch übernommen. Bereits am Zahltag fließen die Gehaltsmitteilungen und Arbeitgeberlisten hunderttausendfach automatisch in das richtige Aktenregister und werden dort langzeitarchiviert. Bei Dokumenten, die vorher aus K.Vorlagen mit Barcode ausgedruckt wurden, erfolgt direkt beim Scannen die Zuordnung in das passende Aktenregister.

Die APP enthält eine vorgefertigte Aktenstruktur, die Sie frei ergänzen und anpassen können. Existieren Dokumente zu einem Personalfall in der Akte, sind diese immer mit der fachlichen Fallbearbeitung wie in K.Entgelt, K.Meldungen, K.Travel und Anderen verbunden. Sie werden direkt im Bearbeitungskontext angezeigt und bei Bedarf in die eigene Wiedervorlage oder die eines Kollegen oder einer Kollegin gelegt. In der Personalakte definieren Sie Ihre eigene Navigation. Gefundene Dokumente sehen Sie mit Einzelblattvorschau oder in Vollansicht. Fügen Sie einfach Annotationen oder Maskierungen in das Dokument ein, die mit eigener Berechtigung separat gespeichert werden.

 

KIDICAP.Absenz Icon

 

Verwaltung von Arbeitszeitmodellen und Abwesenheiten

Machen Sie die Abrechnung von K.Entgelt einfacher durch die Verwaltung persönlicher Arbeitszeitmodelle und Abwesenheiten. Erfassen Sie Urlaub, Krankheit, Mutterschutz und andere Fehlzeiten. K.Absenz kennt die gesetzlichen und tariflichen Regeln für jeden Arbeitgeber. Beides wird zusammen mit den persönlichen Vereinbarungen für alle Mitarbeiter:innen komfortabel im Arbeitszeitkalender bearbeitet und dargestellt. Sammel- und Gruppenfunktionen unterstützen eine ökonomische Sachbearbeitung. Für Auswertungen betrachten Sie Ihre Abwesenheitsdaten in K.Reports oder im K.Leitstand.

K.Absenz kooperiert mit K.Entgelt, K.Tarife, K.Finanzen und K.Meldungen wie beim Kurzarbeitergeld und der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Im Zusammenspiel werden automatisch Entgeltdaten und Arbeitszeitmodelle berechnet, Meldungen für die Sozialversicherung erzeugt, Resturlaube und Rückstellungen gebildet. Daten aus der Zeiterfassung werden über K.Connect übernommen. Bei Einsatz von K.Travel sehen Sie auch Dienstreisen als Abwesenheit. Wie in K.Travel erfassen Ihre Mitarbeiter:innen ihre persönlichen Abwesenheiten über den Genehmigungsworkflow in der Self Service APP von K.Absenz.

KIDICAP.Personalakte Icon

 

Dienstreisen und Spesen digital abrechnen

Rechnen Sie Dienstreisen im Einklang mit Bundesreise- und Länderreisekostengesetzen und eigenen Richtlinien ab. K.Travel senkt Ihren Prozessaufwand für Viel- und Gelegenheitsreisende mit einfachster Bedienung deutlich. Spezielle Reisetypen für Betriebsprüfer:innen, Organe und Polizeieinsätze, u. v. m. sind bereits im Standard angelegt. Geldwerte Vorteile werden direkt von K.Entgelt abgerechnet, die Auszahlung von Erstattungsbeträgen wird automatisch an das Kassenbuch weitergeleitet. Bei Bedarf erstellt K.Travel am Jahresende eine Steuerbescheinigung.

Zentrale Reisestellen erweitern den Workflow mit speziellen Prüf- und Freigabestationen. Die Mitarbeiter:innen werden auf Wunsch per E-Mail über den Reisestatus informiert oder buchen ihre Dienstreise gleich selbst mit der Self Service APP von K.Travel über den Genehmigungsworkflow. Für die Reisemittelbeschaffung sind gängige Buchungsportale wie HRS und DB integriert. Für eine 360°-Sicht archiviert K.Travel Reiseformulare und abfotografierte Belege auch direkt in der Teilakte für Dienstreisen von K.Personalakte.

 

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Bewerbungen online managen

Effiziente Recruiting-Prozesse sind wichtig, denn exzellentes Bewerbermanagement ist einer der entscheidenden Treiber des Unternehmenserfolges. Wer die richtigen Mitarbeiter:innen findet und gewinnt, sichert sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

K.Bewerbungen unterstützt Sie mit einem digitalen und damit papierlosen Prozess – vom Antrag bis zum Arbeitsvertrag und anschließend auch die Payroll. Dies ermöglicht es Ihren Kandidat:innen, sich innerhalb von wenigen Minuten bei Ihrem Unternehmen zu bewerben. Eine schnelle Reaktion auf Top-Kandidat:innen ist mit der APP ebenso gesichert: Laden Sie Ihre:n Favorit:innen mit wenigen Klicks zum Vorstellungsgespräch ein. Versenden Sie automatische Eingangsbestätigungen sowie Einladungen oder Absagen, die Sie bequem über K.Vorlagen erstellen.

Mit K.Reports werten Sie dann Ihren Bewerbungsprozess aus. KIDICAP anonymisiert oder löscht Bewerber:innendaten nach Absage DSGVO-konform.

 

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KIDICAP.Personal Office Icon

Das Personalbüro speziell für kirchliche Organisationen

Alternativ zu den APPs bietet Personal Office die Möglichkeit, einen Großteil der Funktionen aus den APPs K.Entgelt, K.Finanzen, K.Meldungen, K.Absenz, K.Qualifikation und K.Organisation gebündelt in einem System zu nutzen. Speziell ausgeprägt für die verfasste Kirche mit Diakonie und Caritas ist die Personendatenbearbeitung mit Stellen- und Haushaltsplanung in kameraler und doppischer Version mit besonderer fachlicher Tiefe ausgestattet.

Personal Office arbeitet mit einer individuell ausgeprägten Benutzeroberfläche und Datenhaltung für jeden einzelnen Mandanten. Über K.Connect nutzt Personal Office alle Tarifeinstellungen in K.Tarife und die leistungsfähige Personalabrechnung in K.Entgelt. Die Daten werden teils in Echtzeit synchronisiert, teils nach dem Zahltag übertragen.

Stimmen zur GIP
d_reinshaus

An der GIP schätze ich die netten Kolleginnen und Kollegen, die flexiblen Arbeitszeiten, die gute Atmosphäre und die hohe Familienfreundlichkeit.

Doreen
GIP Managing Product Owner
Janke_Benjamin

Bei der GIP zu arbeiten bedeutet für mich meine Kompetenzen aktiv einbringen zu können, konstruktives Feedback von meinen Kollegen zu bekommen und zusammen mit ihnen an nachhaltigen Lösungen für komplexe Herausforderungen zu arbeiten. Verantwortung wird geteilt und auch in schwierigen Situationen nicht auf einzelne abgewälzt. Meine Kollegen sind super nett und mit den meisten habe ich mich auf Anhieb verstanden.

Benjamin
GIP User Experience Designer
s_wahle_

Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben, flexible Arbeitszeiten und ansprechende Benefits zeichnen die GIP aus. Die geringe Fluktuationsrate bei der GIP spricht für sich.

Stephan
GIP Personalleiter
p_forster

Was ich an der GIP schätze: Immer offenes und faires Vertrauensverhältnis, jede:r Mitarbeiter:in wird als integrativer Bestandteil der Firma gesehen und wird daher auch am Erfolg beteiligt. Regelmäßige, attraktive Events stärken dieses "Wir-Gefühl".

Philipp
GIP Marketingmanagement

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Gerne stehen wir Ihnen für weitere Informationen rund um KIDICAP und unser Unternehmen zur Verfügung.

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