Die hohe Schule der Reisekostenverwaltung

Achillesferse Reisekostenabrechnung

Das Thema Reisekosten ist auch in den Einrichtungen des öffentlichen, kirchlichen sozialen Dienstes eine Achillesferse und bei den Betriebsprüfern sehr beliebt - jede Personalmanagerin und jeder „Personaler“ kann ein Lied davon singen. Viele Reisekostenabrechnungen sind fehlerhaft und werden beanstandet, übrigens auch im Rahmen arbeitsrechtlicher Auseinandersetzungen. Jede Einrichtung ist also gut beraten, ihr Dienstreisemanagement gut zu organisieren. Am besten geht das mit einem erfahrenen und zuverlässigen Partner wie KIDICAP.

Die perfekte Lösung

Gerade mit Blick auf das Management von Dienstreisen gibt in vielen Organisationen erhebliche wirtschaftliche Optimierungs- und Einsparpotenziale, man denke allein an die noch immer verbreitete Abwicklung der Dienstreisen über Papier. Das führt zu erheblichem Zeitaufwand und ist zudem stark fehlerbehaftet.

Die gute Nachricht: es gibt die perfekte Abhilfe – KIDICAP.Travel. Diese moderne Lösung aus dem Hause GIP ist universell einsetzbar und funktioniert sowohl im öffentlichen, kirchlichen und sozialen Dienst als auch in der Privatwirtschaft.

Der Einsatz von KIDICAP.Travel unterstützt die Personalabteilung durch intuitive Workflows und erlaubt den Reisenden eine sehr komfortable Beantragung und Einreichung von jedem mobilen Endgerät aus. Die anschließende Reisekostenabrechnung erfolgt rasch und unkompliziert. Alle Arbeitsabläufe werden auf diese Art standardisiert und verschlankt. Sämtliche Funktionen zur optimierten, elektronischen und medienbruchfreien Vorgangsbearbeitung – von der Reiseplanung bis zur Archivierung – sind in der Basisversion bereits enthalten.

Die moderne Web-Technologie von KIDICAP ermöglicht neben der Installation auf den Rechnern des Unternehmens auch eine SaaS-Nutzung als Dienstleistung über das Internet. Der Software-Betrieb und die Wartung verbleiben in diesem Fall beim Anbieter – Software aus der Cloud.

360°-Workflow

Die webbasierte Lösung bildet alle Bereiche des Dienstreisemanagements ab und bietet einen Rundum-Service für Anwender:innen: Vom Reiseantrag über das Genehmigungsverfahren bis zur Abrechnung der Reisekosten mitsamt der Verbuchung im Finanzwesen werden alle notwendigen Schritte über einen Workflow abgebildet. Es kann also nichts vergessen werden.

Der Workflow kann auch auf individuell definierte Bearbeitungsinstanzen und Arbeitsabläufe eingestellt werden. Alle beteiligten Personen von den Reisenden über die Sachbearbeitung bis zum Controlling können in die elektronischen Abläufe integriert und während des Prozesses per E-Mail auf dem Laufenden gehalten oder zum Handeln aufgefordert werden.

Unschlagbar im öffentlichen Dienst

KIDICAP.Travel ist uneingeschränkt mandantenfähig und lässt keinen Wunsch offen. Das Tool erfüllt alle Anforderungen öffentlicher und kirchlicher Verwaltungen und ist auch eine exzellente Lösung für kleinere Organisationen. Auch die Bedürfnisse überregional organisierter Institutionen mit verteilten Standorten und heterogenen Systemwelten werden komplett abgebildet. Zudem werden selbstverständlich alle gesetzlichen, tariflichen und internen Bestimmungen für die Reisekostenabrechnung berücksichtigt.

Absolut sicher

Das Thema Sicherheit ist im Bereich der Reisekosten auf dreifache Weise von elementarer Bedeutung. Erstens müssen Reisekosten stets auf Basis der aktuellen rechtlichen Bestimmungen abgerechnet werden, zweitens ist eine hundertprozentige rechnerische Sicherheit notwendig und drittens müssen höchste Sicherheitsansprüche an den Datenschutz gewährleistet sein, auch mit Blick auf eine zuverlässige Verschlüsselung nach SSL-Bankenstandard. KIDICAP.Travel ist dreifach absolut sicher – das garantieren wir!

Nutzung von unterwegs

Die Erfassung von Dienstreisen ist selbstredend auch von unterwegs aus möglich, die App korrespondiert mit jedem Tablet oder Smartphone. Eingegebene Daten werden automatisch an die zentrale Datenhaltung übermittelt und dort abgeglichen. Wer häufig oder über längere Zeiträume hinweg im Außendienst tätig ist und nur selten ins Büro kommt, kann nun trotzdem ohne zeitlichen Verzug seine Reisekosten abrechnen.

KIDICAP Integration

KIDICAP.Travel kann gemeinsam mit weiteren KIDICAP.APPs genutzt werden. Diese Integration in einen größeren Systemverbund ermöglicht unter anderem die Verwendung gemeinsamer Stamm- und Bewegungsdaten. Außerdem kann die komplette Reisekostenerstattung über die APP KIDICAP.Entgelt abgewickelt werden.

Weiterhin befindet sich im Reiseregister der App KIDICAP.Personalakte eine Verwaltungsmöglichkeit für Reisekosten- und Abrechnungsbelege. Wird eine umfassende Auswertung der Reisekosten gewünscht, so kann dies über KIDICAP.Reports geschehen.

Ein Gespräch mit Doreen Reinshaus, Managing Product Owner für den Bereich Travel-Management bei der GIP.

Frau Reinshaus, der GIP eilt der Ruf einer besonders ausgeprägten Kundenorientierung voraus. Wie vertragen sich individuelle Lösungen mit den notwendigen Standards?

Die Kundenorientierung der GIP ist legendär, das stimmt! Das gilt selbstverständlich auch für den im öffentlichen Dienst überaus komplexen Bereich der Reisekostenabrechnung. Wir sind immer bereit, auf spezifische Anforderungen unserer Kunden einzugehen. Unsere ausgeprägten Standards sind die Basis, individuelle Wünsche kommen on top.

Im öffentlichen Bereich ist das Reisekostenmanagement besonders komplex. Welche Antworten bietet Ihr Produkt K.Travel auf diese speziellen Anforderungen?

Wie erwähnt bieten wir einen breiten Standard, der speziell auf die Bedürfnisse des öffentlichen und sozialen Dienstes ausgerichtet ist. Darin ist das Bundesreisekostenrecht ebenso abgebildet wie diverse Reisekostenrechte der Länder, so dass alle zugehörigen Tagegelder, Wegstreckenpauschalen usw. mit der App bereitgestellt werden. Auch das Einkommensteuergesetz ist enthalten. Zusammengefasst haben wir alles, was sich von Gesetzes wegen auf die Reisekostenabrechnung auswirkt, in stets aktueller Version integriert. Jede Änderung wird im Programm sofort angepasst, unsere Kunden müssen sich diesbezüglich um nichts kümmern.

Darüber hinaus bietet K.Travel viele Gestaltungsmöglichkeiten für die Anwender:innen im öffentlichen Bereich. So kann ein Verzicht auf die gesamten Reisekosten oder einzelne Reisebestandteile individuell angegeben werden, was im „öD“ wichtig ist, wenn zum Beispiel Fortbildungskosten aufgrund eines lediglich bedingt dienstlichen Interesses nur teilweise übernommen werden. In diesen Fällen können die betroffenen Beschäftigten übrigens den von ihnen selbst übernommenen Anteil an den Fortbildungskosten später in ihrer Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Auch hier hilft K.Travel mit einem Jahressteuer-Report, in welchem diese Beträge exakt aufgelistet werden.

Ein weiteres Beispiel ist das Instrumentarium der Dauergenehmigung, welches für eine bestimmte Periode eine automatische Freigabe von Dienstreisen ohne Genehmigungsworkflow ermöglicht. Dies ist sogar mit Einschränkungen möglich, beispielsweise nur für ein bestimmtes Reiseziel oder nur mit bestimmten Reisemitteln. Dieser Service spart enorm viel Zeit und Nerven.

Im Ergebnis wird den Anwender:innen viel Arbeit abgenommen und es werden Fehler vermieden. Unserer Erfahrung nach arbeiten Menschen in öffentlichen Einrichtungen gerade auch wegen dieses Komforts sehr gerne mit K.Travel. Zudem hat das Verfahren eine Reiseformularkonfiguration, mit welcher jeder Kunde individuell je Reisetyp (z.B. Inlands- oder Auslandsreise) das Reiseantrags- und Reiseabrechnungsformular für den Reisenden konfigurieren kann.

Und schließlich spricht K.Travel auch die Sprache des öffentlichen Dienstes, viele spezielle Begrifflichkeiten erleichtern den Anwender:innen das Travel-Management.

Stichwort Fehler. Welches sind die größten Fallstricke im Rahmen der Reisekostenabrechnung des öffentlichen Dienstes?

Wir stellen immer wieder fest, dass es in einigen Organisationen keine einheitlichen Workflows gibt und man sich auf keinen Standard einigen kann. Manchmal werden auch schlechte manuelle Prozesse digitalisiert und dann sind es halt schlechte digitale Prozesse – fehleranfällig und zeitaufwändig. Die Fallstricke liegen oft in den Prozessen, die bei guter Gestaltung sehr hilfreich sein können und Fehler vermeiden und bei schlechter Gestaltung eben das Gegenteil erzeugen.

Wie sieht es mit der Nutzung von K.Travel mit mobilen Endgeräten aus?

Unsere Anwendung ist responsiv, die Applikation kann von mobilen Endgeräten aus sehr gut ausgeführt werden. Das ist nicht nur für die Reisenden sehr wichtig, sondern auch für die Genehmiger. Die Prozesse können so beschleunigt werden.

Im öffentlichen Dienst ist das Thema Barrierefreiheit besonders wichtig. Findet sich das in K.Travel wieder?

Hier erfüllen wir alle wichtigen Kriterien. Es muss einfach möglich sein, dass auch Menschen mit Sehbehinderungen und anderen Einschränkungen diese Anwendung genauso nutzen können wie Menschen ohne Benachteiligungen. Wir dürfen nicht vergessen, dass es auch temporäre Beeinträchtigungen gibt, zum Beispiel einen Armbruch. Auch dann soll man eine Applikation genauso komfortabel nutzen können wie ohne Beeinträchtigung.

Im öffentlichen Dienst kommt zudem auch die Etablierung einer genderneutralen Sprache hinzu, das gehört im Gegensatz zur Privatwirtschaft hier zum Standard und wird von uns auch entsprechend integriert.

Selbstverständlich gelten diese beiden Anforderungen nicht nur für K.Travel, sondern für die gesamte KIDICAP-Plattform. Viele Aufgaben also, doch wir begegnen diesen mit Elan und Freude. Komplexität ist eine schöne Herausforderung.