Digitale Personalarbeit im öffentlichen Dienst

Herr Wittemann, Sie haben gerade eine neue Broschüre über die ZGAST Baden herausgebracht. Auffällig daran sind unter anderem die Fotos. Abgebildet sind Sie und Ihre Mitarbeiter, kein einziges Bild wurde eingekauft. Man sieht eine Menge Begeisterung in den Gesichtern, richtig?

Wir leben den Dienstleistungsgedanken in Reinkultur. Wir sind überzeugt von dem, was wir tun – wir arbeiten mit Hingabe. Und ja, es geht auch um Begeisterung. Das wirkt ansteckend und am Ende bedeutet das einen Erfolg für alle Beteiligten.

Wir haben uns bewusst dagegen entschieden, Bilder einzukaufen. Wir wollten jene Menschen zeigen, die wirklich bei uns tätig sind. Das ist vielleicht nicht so professionell, aber es ist echt. Und Authentizität schafft Vertrauen. Genau das ist wichtig – insbesondere im Personalbereich.

Sie selbst entstammen dem Bankensektor. Warum hat es Sie zur ZGAST verschlagen?

Im Bankenwesen geht es im Kern um Zahlen und Ergebnisse. Das ist auch in Ordnung, doch mir hat das Menschliche gefehlt. Also suchte ich eine neue Herausforderung. Ich hatte mich bei der Bank auf Personal und auf IT-Themen konzentriert. Darum geht es bei der ZGAST Baden auch und es geht überdies noch um etwas anderes: um einen guten Service von Menschen für Menschen. Von uns als Dienstleister für unsere Kunden.

ZGAST ist man kraft Gesetzes. Ist das nicht fern eines Dienstleistungsgedankens?

Das kann man so sehen. Doch es macht wenig Freude, nur gesetzliche Aufträge auszuführen. Dienstleistung ist mehr! Und genauso handhaben wir das auch. Das macht nicht nur uns selbst froh, es macht die Branche besser und insbesondere unsere Kunden zufrieden. Was gibt es Schöneres?

Außerdem muss man sehen, dass wir nicht nur für die kirchlichen Einrichtungen kraft Gesetzes zuständig sind. Wir haben auch Kunden im Bereich Diakonie, hier stehen wir im Wettbewerb mit vielen anderen Anbietern. Da muss die Dienstleistung schon absolut gut gelebt werden, wenn man einerseits Ausschreibungen gewinnen und anderseits Kunden halten will.

Welche Dienstleistungen bieten Sie konkret an?

Wir beraten unsere Kunden bei der Optimierung ihrer Arbeitsabläufe in der Personalabteilung. Um diese Dienstleistung glaubhaft anzubieten, müssen wir in unserem eigenen Haus anfangen. Deshalb haben wir bei uns in der ZGAST organisatorisch vieles verändert. Insofern leisten wir an dieser Stelle Pionierarbeit – und das kommt bei unseren Kunden gut an.

Ohne effiziente Arbeitsprozesse, ohne medienbruchfreie digitale Abläufe wird die Zukunft im Personalwesen nicht zu bewältigen sein, auch nicht in der Amtskirche. Deshalb handeln wir auch an dieser Stelle aus tiefer Überzeugung. Einige Ämter gehen diesen modernen und digitalen Weg bereits mit uns – und die sind sichtbar besser aufgestellt als zuvor.

Im Kern Ihres Wirkens stehen also effiziente HR-Prozesse, steht die Digitalisierung. Im Ergebnis wird Geld gespart – und es bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten in der Personalabteilung. Ist das korrekt zusammengefasst?

Genauso ist es. Wir befinden uns in einem Wandel, der früher oder später in jeder Amtsstube ankommen wird. Bisher findet die Entwicklung noch in sehr unterschiedlichen Geschwindigkeiten statt, doch dieser Weg ist der richtige.

Die Anforderungen an das Personalwesen sind auch im kirchlichen Bereich sehr hoch, die Zahl der Mitarbeiter sinkt aber relativ, freiwerdende Stellen werden zum Teil nicht neu besetzt. Da ist es ein Segen und fast schon eine Notwendigkeit, die Abläufe zu optimieren. Und dabei helfen wir unseren Kunden.

Wie haben Sie in Ihrem eigenen Hause die Abläufe denn konkret optimiert?

Ich habe mir alle Abläufe angesehen, im ganzen Haus. Ich habe neben jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter einen Arbeitstag verbracht und ihnen quasi über die Schulter geschaut. Dann habe ich Vorschläge gemacht, wie die jeweiligen Prozesse mit digitaler Hilfe vereinfacht werden können. Außerdem bietet die vorhandene Software an vielen Stellen eine effektive Unterstützung, die mangels Programmkenntnis oder aus anderen Gründen nicht genutzt wird. Im Kern geht es darum, alte Gewohnheiten zu verändern, die nicht mehr sinnvoll sind. Wir wissen es alle: Das Ablösen von Routinen ist nicht einfach. Doch am Ende lohnt es sich.
Bei unseren Kunden gehen wir genauso vor, wir haben die Optimierung von HR-Prozessen schließlich selbst von der Pike auf gelernt (lacht). Und wir haben damit Erfolg. Eine Erfahrung machen wir auf diesem Weg immer wieder: es gibt fast bei jedem Prozess in der Personalwirtschaft Verbesserungspotenziale, die man nutzen kann. Das ist eine gute Nachricht. In der Regel sind wir mehrere Tage vor Ort und schauen uns alle Abläufe genau an. Anschließend wird dann besprochen, wo welche Verbesserungspotenziale existieren und wie man diese einführen kann. Das ist meist viel unkomplizierter als man glaubt. Und die technischen Möglichkeiten sind oft schon da.

Letztlich entscheidet jeder Kunde selbst, welche der empfohlenen Änderungen er tatsächlich durchführt. Da geht es häufig um Kompromisse mit der eigenen Belegschaft. Doch es werden auf jeden Fall zwei Dinge gespart: Geld und Zeit, der Arbeitsdruck lässt spürbar nach. Davon profitieren alle.

Ihre kirchlichen Kunden haben allesamt das Personal Office und die Gehaltsabrechnung von KIDICAP im Einsatz. Wie sind Ihre Erfahrungen damit?

Personal Office bietet sehr viele Möglichkeiten. Man kann dieses hervorragende Programm in vielfacher Weise administrieren und die Einstellungen setzen. Doch am Ende entscheidet der Anwender darüber.

Wir von der ZGAST Baden haben die Möglichkeiten von Personal Office sehr weitgehend genutzt und das bringt uns und unseren Kunden eine ganze Menge an Vorteilen. Das spricht sich herum, auch jenseits von Baden. Inzwischen bekommen wir Anrufe von anderen ZGAST, die sich Dinge erklären lassen.

Das ist eine gute Entwicklung. Wie sieht es mit Blick auf die Leistungen der Software von KIDICAP und mit dem Service des Herstellers GIP aus?

Die GIP informiert umfassend, auch über alle Neuerungen. Wir kriegen sehr umfangreiche Unterlagen. Doch genau da geht es los: man muss sich damit auch auseinandersetzen, um Abläufe zu verbessern. Genau hier beginnt die Verantwortung des Anwenders.

Die GIP unterstützt bei jeder Frage und ist offen für jede Anregung. Das muss ich sagen. Auch das macht die Zusammenarbeit mit diesem Softwarehersteller so fruchtbar. Die GIP lebt den Dienstleistungsgedanken genauso wie wir. Für uns ist es wiederum selbstverständlich, unseren Kunden und Anwendern alle Möglichkeiten von Personal Office zu erklären und freizuschalten. Das ist der optimale Service – und genau dafür sind wir da. Wir haben die Verpflichtung und auch die Ehre, unseren Kunden den kompletten Blumenstrauß zu ermöglichen. Deswegen sind wir Dienstleister und der Kunde ist Kunde. Als Kunde ist man König, so habe ich das gelernt.

Können Sie praktische Beispiele nennen?

Habe ich meinen Kunden bestimmte Anwendungen nicht freigeschaltet, mache ich den Anwender abhängig von mir als ZGAST. Dann muss er für jede Auskunft bei uns anrufen, selbst wenn es nur um das Geburtsdatum eines Kollegen geht. Das ist doch ein Irrsinn, es kostet viel Zeit und noch mehr Nerven - für alle.
Ich kann diesen aufwändigen Umwegen wie beschrieben durch einfache Maßnahmen begegnen. Das spart Stress und schafft wichtige Freiräume.

Die Personalabteilung kann sich also endlich wieder dem Personal widmen, den Menschen. Richtig?

Genauso ist es. Ich werde nicht müde, das zu betonen. Es ist alles nicht so schwierig.

Wir haben über Personal Office und die Entgeltabrechnung von KIDICAP gesprochen. Welche Apps haben Sie noch von der GIP im Einsatz?

Nehmen Sie das gesetzliche Bescheinigungswesen von KIDICAP. Verdienstbescheinigungen, Arbeitsbescheinigungen etc. wurden früher folgendermaßen abgehandelt: Ein Kunde ruft in der ZGAST an und sagt, einer seiner Beschäftigten bräuchte eine Arbeitsbescheinigung. Die Daten wurden durchgegeben, alles wurde notiert und anschließend wurde die Bescheinigung ausgefüllt und per PDF an den Kunden geschickt. Dort wurde es ausgedruckt und etwaige Ergänzungen wurden manuell korrigiert. Dieser Prozess dauerte meistens zwei Wochen.

Der Einsatz des KIDICAP-Bescheinigungswesens verschlankt diesen Prozess extrem: Heute öffnet der Sachbearbeiter in der Einrichtung Personal Office, wählt den Personalfall und die gewünschte Bescheinigung – ein paar Sekunden später ist die Bescheinigung fehlerfrei erstellt und im digitalen Postfach des Mitarbeiters abgelegt, ebenso wie in seiner digitalen Personalakte. Der gesamte Prozess ist für alle Beteiligte deutlich effizienter geworden.

Benutzen Sie noch andere Anwendungen der GIP, die sie für wichtig halten?

Selbstverständlich! Sehr gut ist zum Beispiel das Modul „K.Vorlagen“. Es ist für die Abwicklung des digitalen Schriftverkehrs wichtig, etwa mit Blick auf Arbeitsverträge. Weiterhin arbeiten wir mit der digitalen Personalakte von KIDICAP und die Travel App nutzen wir auch. Einwandfreie Lösungen, das sage ich Ihnen mit aller Überzeugung.
Die App „K.Postfach“ wird gerade umgesetzt. Relevante Dokumente landen nun für jeden Mitarbeiter in seinem Postfach, ich nenne hier die Gehaltsabrechnung und die Lohnsteuerbescheinigung. Wissen Sie, wie das bisher lief? Per Hauspost, zeitaufwändig und datenschutzrechtlich bedenklich. Außerdem wurden die Ressourcen Arbeitskraft und Papier geradezu verschwendet. Am Ende dieses Prozesses müssen wir keinem Kunden mehr Papier zur Verfügung stellen und können den Druck und postalischen Versand von Dokumenten komplett einstellen.
Außerdem führen wir in Kürze führen die Apps „K.Prüfungen“, K.Leitstand“ und „K.Reports“ ein.

Sie sind 2019 zur ZGAST Baden gekommen. Seitdem hat sich dort vieles verändert. Wo stehen Sie auf Ihrem Weg?

Als ich damals bei der ZGAST anfing, hatten unsere Kunden teilweise nur ein Produkt von uns bzw. der GIP im Einsatz, nämlich die Entgeltabrechnung. Das hat sich inzwischen gründlich geändert, viele Kunden nutzen eine wachsende Zahl an KIDICAP-Fachanwendungen. Doch bis zu unserem großen Ziel liegt noch ein Stück Arbeit vor uns.

Ihr großes Ziel? Wollen Sie mehr darüber verraten?

Das Ziel ist klar: 360° Personalwirtschaft, alles aus einer Hand. Das ist gut für die Kundenbindung, und es hat vor allen Dingen einen enormen Mehrwert für die Personalwirtschaft. Es gibt kein vernünftiges Argument, sich HR-Module von mehreren Anbietern zusammenzukaufen und damit komplizierte und fehleranfällige Insellösungen zu schaffen. Es gibt kein vernünftiges Argument, weil es die ZGAST Baden als Rundum-Dienstleister gibt – und die GIP als 360°-Softwareersteller.
Wir wollen unseren Kunden ein einheitliches Personalwirtschaftssystem anbieten – von der Erfassung bis zum Controlling und Reporting. Auf diese Weise wird der Arbeitsalltag für alle Beteiligten erleichtert. Dazu müssen die Arbeitsprozesse bei den Kunden standardisiert werden.
Hinzu kommt, dass wir unseren Kunden möglichst viel der verbleibenden Arbeit abnehmen möchten – und das geht gerade im Bereich der Gehaltsabrechnung ganz wunderbar.

Sie bieten also Payroll-Outsourcing an?

Richtig – und immer mehr Kunden nutzen dies auch. Das schafft enorme Vorteile für die Einrichtungen. Es müssen keine Fachkenntnisse für Gehaltsabrechnung mehr vorgehalten werden. Außerdem gehören teure und folgenreiche Fehler der Vergangenheit ein.

Warum das so ist? Ganz einfach, weil wir von der ZGAST mit unserer umfassenden Lohn-Expertise all diese Aufgaben übernehmen. Wir kennen uns mit dem Thema Gehaltsabrechnung aus, in allen Varianten – und insbesondere mit den komplexen Besonderheiten des kirchlichen Dienstes. Unsere Kunden dürfen sich entspannen, wir erledigen das!

Sie sind ein wichtiger Partner der GIP. Was macht diese Partnerschaft aus?

Jedes Produkt wächst durch kritische und konstruktive Kunden. So ist das auch bei der GIP und uns. Die Zusammenarbeit ist exzellent und die Aufgaben sind klar verteilt: Wir liefern aus Anwendersicht viele sinnvolle Verbesserungsvorschläge und die GIP setzt sich mit jeder Idee gründlich auseinander. So wird ein ohnehin schon sehr gutes Produkt noch besser – und dies zur Freude aller Kunden der GIP.

Ich darf sagen: Die GIP ist immer für alles offen, was wir gut begründen können. Es ist ein motiviertes Geben und Nehmen. Als großen Vorteil empfinden wir zudem, dass wir bei der GIP zuverlässig mit stets denselben Ansprechpartnern arbeiten können. Da baut sich ein besonderes Vertrauen auf. Das ist Gold wert.