„Wir sind stolz und dankbar!“

Liebe Frau Mitlöhner, wollen Sie einleitend ein paar Worte zum Dinglinger Haus sagen?

Gerne! Das Dinglinger Haus ist ein Evangelisches Kinder- und Jugendhilfezentrum im baden-württembergischen Lahr mit rund 240 Beschäftigten. Es wendet sich mit verschiedenen therapeutischen, heilpädagogischen, schulischen und beruflichen Förderangeboten an junge Menschen und ihre Familien. Neben dem Jugendhilfebereich existiert im Dinglinger Haus ein Sprachheilzentrum mit Schule, Internat, Tagesgruppe und Beratungsstelle. Es ist ein eigener Träger und tariflich an den TVöD angelehnt.

Seit wann sind Sie im Dinglinger Haus tätig und welche Position bekleiden Sie?

Ich habe hier bereits meine kaufmännische Ausbildung gemacht und war anschließend zwei Jahre lang anderweitig in Stuttgart beschäftigt. Im April 2020 bin ich hierher zurückgekehrt und arbeite im Personalbereich, seit Januar 2021 als Personalleiterin.

Sie haben in dieser Funktion sicher viele Aufgaben. Gehört auch die Entgeltabrechnung dazu?

So ist es! Wir haben allerdinge viele Entgeltprozesse an die ZGAST Baden ausgelagert. Das nimmt uns einiges an Arbeit ab, doch bleibe ich für unsere 240 Beschäftigten auch in Fragen zur Gehaltsabrechnung hier im Hause die erste Ansprechpartnerin. Mir zur Seite steht eine Auszubildende, die mich tatkräftig unterstützt, nicht nur in Sachen Payroll.

Welche Prozesse haben sie an die ZGAST ausgelagert und welche sind bei Ihnen verblieben?

Wir sind weiterhin verantwortlich für die Bewegungsdaten, die allmonatlich bei uns zusammenlaufen und für eine korrekte Entgeltabrechnung von großer Bedeutung sind. Diese Daten liefern wir stets fristgerecht an die ZGAST.

Auf welchem Wege kommen die Daten zu Ihnen und wie leiten sie diese weiter?

Als ich in dieser Position begann, lief das alles noch analog, also per Papier. Diesen Prozess haben wir digitalisiert, das spart allen Beteiligten Zeit und vermeidet Fehler. Wir können nun die Daten selbst über KIDICAP Personaloffice einpflegen, vorher hat das die ZGAST manuell von Papier übertragen müssen.

Das ist eine gute Nachricht. Was machen Sie mit der neu gewonnenen Zeit?

Da fällt mir genug ein, langweilig wird es nicht (lacht). Es gibt sehr viel zu tun, zum Beispiel die Erfassung von Fehlzeiten, die Urlaubsverwaltung, ferner das Onboarding bei Neueinstellungen bzw. Offboarding zum Beschäftigungsende. Hinzu kommen die Dienstverträge, Zeugnisse, Bescheinigungen und selbstverständlich das Thema BGM und Personalentwicklung. Soll ich noch weitermachen (lacht)?

Ja bitte! 😊

Gut, dann sprechen wir noch über die Personalentwicklung. Ich studiere aktuell nebenbei Personal und Organisation, weil ich mich hier noch besser aufstellen und wir unseren Beschäftigten eine kompetenzorientierte Weiterentwicklung bieten möchten. Und ich möchte betonen, dass auch an dieser Stelle unser HR-Softwarehersteller KIDICAP eine sehr gute, digitale Unterstützung leistet. Mit dieser Lösung können wir mehr Unterweisungen machen, Schulungen anbieten, beraten und uns um Nachwuchs kümmern.

Stichwort Fachkräftemangel: Wie sieht es da bei Ihnen aus? Müssen Sie viel Energie ins Recruiting setzen?

Das gehört dazu – und es ist eine wichtige Aufgabe. Doch wir müssen nicht nur neue Leute finden, sondern vor allem die Menschen halten, die wir haben. Auch deshalb sind individuelle Entwicklungsangebote so wichtig. Wir machen das schon heute mit gutem Erfolg, unsere Fluktuation ist recht niedrig. Das freut uns sehr und ist eine Bestätigung unserer Arbeit.

In welchen Bereichen sind Ihre Beschäftigten tätig?

Bei uns arbeiten zum Beispiel verbeamtete und angestellte Lehrkräfte, weiterhin Erzieher:innen, Sozialpädagog:innen, Psycholog:innen – da ist Fortbildung sehr wichtig. Außerdem haben wir Mitarbeiter:innen in den Tätigkeitsfeldern Küche, Technik, Hauswirtschaft, Verwaltung und Reinigung. Und wie gesagt: Kaum einer geht – darauf sind wir stolz.

Sie setzen auch die eAkte von KIDICAP ein, richtig?

Ja, und dies mit großem Erfolg. Wir haben mit der digitalen Personalakte die Möglichkeit, von überall auf die Daten zuzugreifen. Das hat uns gerade in der Phase mit Corona und dem damit verbundenen Homeoffice extrem geholfen.

Die eAkte führt auch zu einer großen Zeitersparnis bei der Ablage, ist transparenter und viel schneller aufgerufen als man eine Papierakte gefunden und durchgeblättert hat. Wir können damit alle gleichzeitig am selben Prozess arbeiten und Aufgaben viel schneller abschließen als vorher mit den traditionellen Aktenordnern. Hinzu kommt eine dramatische Einsparung an Papier und Platz. Also kein Aktenarchiv mehr im Keller, die Staublunge war gestern (lacht).

Haben auch die Beschäftigten einen Zugriff zur eAkte?

Ja, durch das elektronische Postfach von KIDICAP. Damit haben wir im Juni 2022 als freiwilliges Projekt gestartet, 40 % unserer Beschäftigten haben damals direkt auf das elektronische Postfach umgestellt.Die Gehaltsabrechnungen, SV-Meldungen und weitere Bescheinigungen werden unkompliziert und rasch in die individuellen elektronischen Postfächer der Beschäftigten gelegt und können sofort abgerufen werden, von jedem Ort aus. Das ist eine große Erleichterung für die Mitarbeiter:innen. Aber auch wir werden entlastet, da die Bearbeitung und Übermittlung effizienter gestaltet ist.

Sie arbeiten auch mit KIDICAP.Vorlagen – welche Vorteile hat das?

Einige! Wir müssen nicht mehr mit eigenen Worddokumenten für Dienstverträge, die Beantragung von Führungszeugnisse und viele weitere Schreiben arbeiten, sondern nutzen die flexiblen Bausteine von KIDICAP.Vorlagen. Hier wird stets alles automatisch aktualisiert – eine enorme Zeitersparnis.

Im Bereich HR und insbesondere in der Payroll gibt es häufig fachliche Neuerungen HR etc. Wer informiert sie darüber?

Hier ist uns die ZGAST Baden eine große Unterstützung. Wir erhalten regelmäßig Newsletter mit relevanten Neuigkeiten. Überdies bietet die ZGAST Baden sehr gute Online-Seminare zu wichtigen Themen und zum Jahreswechsel an. Das hilft uns enorm.

Abschließende Frage: Welches Resümee ziehen Sie aus Ihren ersten Jahren als Personalleiterin?

Wir sind insgesamt stolz und sehr dankbar. Stolz auf unsere langjährigen Beschäftigungsverhältnisse, auf unsere kompetenten Mitarbeiter:innen und die sinnstiftende Arbeit des Dinglinger Hauses insgesamt. Und dankbar sind wir für die immerwährend exzellente Unterstützung unserer Partner ZGAST Baden und KIDICAP. Besser geht’s kaum.

Liebe Frau Mitlöhner, vielen Dank für das erfrischende Gespräch!