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Digitale Betriebsprüfung

Seit Jahresbeginn ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) mit Blick auf die Daten aus der Entgeltabrechnung grundsätzlich verpflichtend. Die neuen digitalen Prozesse verschaffen allen Beteiligten eine erhebliche Entlastung. Das renommierte Entgeltverfahren KIDICAP unterstützt alle Kunden im öffentlichen, kirchlichen und sozialen Dienst auf diesem Weg.

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Seit Jahresbeginn ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) mit Blick auf die Daten aus der Entgeltabrechnung grundsätzlich verpflichtend. Die neuen digitalen Prozesse verschaffen allen Beteiligten eine erhebliche Entlastung. Das renommierte Entgeltverfahren KIDICAP unterstützt alle Kunden im öffentlichen, kirchlichen und sozialen Dienst auf diesem Weg.

Die „euBP“ vereinfacht den Ablauf der Betriebsprüfung durch die vorgelagerte Übermittlung prüfrelevanter Gehaltsdaten an die Prüfer der Rentenversicherung. Im Idealfall laufen Betriebsprüfungen künftig ohne Ortstermin ab.

 

Die Rechtsgrundlage

Zur Durchführung einer Betriebsprüfung sind gemäß Sozialgesetzbuch IV alle erforderlichen Daten der Arbeitgeber aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übertragen. Dieses Verfahren ist detailliert in den "Grundsätzen für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung" mit Gültigkeit ab dem 1. Januar 2023 geregelt, welche die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV) verfasst hat. Ferner gibt es Grundsätze mit Datensatz- und Verfahrensbeschreibungen, welche das Bundesarbeitsministerium (BMAS) regelmäßig prüft und aktualisiert.

Die Daten

Es müssen alle prüfrelevanten Daten aus der Entgeltabrechnung digital mithilfe eines systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramms an die DRV übermittelt werden.

Die Daten werden ausschließlich zum Zweck der Betriebsprüfung einmalig an die DRV geliefert und danach gelöscht. Der Arbeitgeber erhält eine digitale Meldung.

Ferner müssen ergänzende Unterlagen wie Nachweise zur Versicherungspflicht oder Immatrikulationsbescheinigungen digital an die DRV übermittelt werden.

Der Ablauf

Die relevanten Arbeitgeberdaten werden direkt aus den Entgeltprogrammen an die DRV versandt und dort vom zuständigen Prüfer analysiert, welcher die Ergebnisse anschließend mit dem Arbeitgeber bespricht und ggf. ergänzende Unterlagen von diesem nachfordert. Sofern keine Unstimmigkeiten verbleiben, kann von einer abschließenden Prüfung in den Räumen des Arbeitgebers verzichtet werden.

Abschließend kann der Prüfbescheid im PDF-Format elektronisch vom Server der Deutschen Rentenversicherung abgeholt werden. Dies wird ebenfalls durch die zertifizierten Entgeltabrechnungsprogramme der Arbeitgeber durchgeführt.

Die Teilnahmeverpflichtung

Seit dem 1. Januar 2023 müssen Arbeitgeber im Prüfverfahren sämtliche prüfrelevanten Gehaltsdaten digital über ihr Entgeltprogramm an die DRV senden.

Weiterhin müssen ergänzende Bescheinigungen und Nachweise zur Gehaltsabrechnung von allen Unternehmen elektronisch vorgehalten und im Prüfungsfall an die Rentenversicherung übermittelt werden.

Allerdings können Arbeitgeber bis Ende 2026 auf Antrag an den zuständigen Rentenversicherungsträger von diesen Verpflichtungen befreit werden. Dieser Antrag ist nicht formgebunden und muss lediglich die eigene Betriebsnummer enthalten.

Die elektronische Übermittlung der Daten aus der Finanzbuchhaltung bleibt zunächst freiwillig.

Die Vorteile

Bisher musste die Prüfung arbeitgeberseitig intensiv vorbereitet werden. Durch die elektronische Vorab-Übermittlung der Prüfdaten wird dieser Aufwand minimiert. Künftig genügt in vielen Fällen eine gemeinsame Sachverhaltsklärung online.

Das alte Verfahren machte zudem umfangreiche Unterlagen in Papierform notwendig, fortan werden sämtliche Daten digital vorgehalten und übermittelt. Das aufwendige Vorhalten und Aufbereiten vieler Aktenordner hat also ein Ende.

Auch die bisher recht hohen Personalkosten werden durch die euBP minimiert, denn es wird viel Zeit gespart.

Die Unterstützung durch KIDICAP

KIDICAP hilft alle Kunden bei der Durchführung der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung. Das Verfahren ist bestens auf die „euBP“ vorbereitet.

Aus Kundensicht ist der Ablauf sehr einfach, die Übermittlung des von der Rentenversicherung angeforderten Prüfzeitraumes an KIDICAP genügt. Das Programm stößt anschließend die maschinelle Lieferung aller für den genannten Zeitraum erforderlichen Entgeltdaten an, welche digital an den Prüfdienst der Rentenversicherung übermittelt werden. Dort werden die Daten geprüft, zur Klärung von Rückfragen meldet sich der Prüfdienst beim Kunden selbst.

„Wir müssen stets wachsam sein!“

Anne-Kathrin Jungk, Chief Product Owner im Entgeltverfahren KIDICAP

 

Wir sprachen mit Anne-Kathrin Jungk, Chief Product Owner im Entgeltverfahren KIDICAP, über die praktischen Auswirkungen der elektronisch unterstützen Betriebsprüfung.

Frau Jungk, welche Vorteile bietet die euBP?

Sie ist echte Hilfe – und viele unserer Kunden freuen sich auf diese neue Lösung. Als Arbeitgeber muss ich künftig keine Papierordner mehr wälzen, elektronisch geht es doch viel schneller. Außerdem wird es im Prüfverfahren künftig nur bei festgestellten Differenzen zu Gesprächen und evtl. zu einem Hausbesuch kommen. Der Prüfumfang wird also deutlich geringer.

Wie unterstützt KIDICAP die Kunden denn genau in Sachen euBP?

Wir garantieren, dass exakt die richtigen Daten zusammengestellt und im Dateiformat an die Rentenversicherung gesendet werden. Wir haben das ganze Verfahren im Vorfeld auf Herz und Nieren geprüft – und sind diesbezüglich stets mit Beta-Kunden in Zusammenarbeit. So stellen wir sicher, dass keine Fehler auftauchen. Sie wissen ja, gerade der öffentliche Dienst stellt besondere Anforderungen an die Entgeltabrechnung. Da müssen wir von KIDICAP besonders wachsam sein (lacht).

Wie läuft die euBP in der Praxis ab?

Der Kunde erhält eine Mitteilung der Rentenversicherung mit dem Prüfzeitraum und einem Liefertermin für die Daten. Dies meldet er an uns. KIDICAP überträgt dann alle relevanten Daten an den Prüfdienst der Rentenversicherung.

Hat der Prüfer nach Auswertung der Daten Rückfragen, so wendet er sich an den Kunden selbst – zum Beispiel wegen der Nachlieferung zusätzlicher Unterlagen wie Immatrikulationsbescheinigungen. Diese Zusatzunterlagen müssen direkt vom Kunden digital zum Prüfer geliefert werden. Sie sind nicht Bestandteil der euBP.

Der Prüfer entscheidet anschließend, ob ein Vor-Ort-Termin beim Kunden notwendig wird oder ob die Prüfung digital abgeschlossen werden kann.

Ist die Prüfung abgeschlossen, wird der Prüfbescheid durch KIDICAP vom Server der Deutschen Rentenversicherung abgeholt und dem Kunden zur Verfügung gestellt.

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„KIDICAP ist die ideale personalwirtschaftliche Lösung für den öffentlichen und sozialen Dienst. Wir unterstützen die Personalarbeit unserer Kunden mit Hingabe. Das ist unsere Mission!“

Ulf Buchholz, Geschäftsführer der GIP GmbH

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