Besser geht’s nicht!
Die Verwaltung von Dienstreisen ist eine komplexe Angelegenheit, viele gesetzliche, branchenbezogene und innerbetriebliche Regeln sind von allen Prozessbeteiligten einzuhalten. Im öffentlichen Dienst kommen weitere Vorschriften hinzu. Eine intuitive und leistungsfähige Lösung für das Reisekostenmanagement ist folglich gerade in diesem Umfeld von hoher Bedeutung. KIDICAP.Travel setzt hier neue Maßstäbe.
Brennpunkt Reisekosten
Das Thema Reisekosten ist auch in den Einrichtungen des öffentlichen, kirchlichen und sozialen Dienstes eine Achillesferse und bei den Betriebsprüfern sehr beliebt. Viele Reisekostenabrechnungen sind fehlerhaft und werden beanstandet. Jede Einrichtung ist also gut beraten, ihr Dienstreisemanagement effektiv zu organisieren. Am besten geht das mit einem erfahrenen und zuverlässigen Partner wie KIDICAP.
Unsere Lösung
Der Einsatz von KIDICAP.Travel unterstützt die Reisestelle durch intuitive Workflows und erlaubt den Reisenden eine sehr komfortable Beantragung und Einreichung. Die anschließende Reisekostenabrechnung erfolgt rasch und unkompliziert. Alle Arbeitsabläufe werden auf diese Art standardisiert und verschlankt. Sämtliche Funktionen zur optimierten, elektronischen und medienbruchfreien Vorgangsbearbeitung – von der Reiseplanung bis zur Archivierung – sind in der Applikation enthalten.
Die moderne Web-Technologie von KIDICAP bietet verschiedene Varianten: So kann die Software vom Kunden auf eigenen Rechnern gehostet werden. Alternativ ist es möglich, das Rechenzentrum eines KIDICAP-Dienstleistungspartners zu nutzen. Weiterhin bieten wir eine SaaS-Nutzung als Dienstleistung über das Internet an. Der Software-Betrieb und die Wartung verbleiben in diesem Fall beim Anbieter – Software aus der Cloud.
360°-Workflow
Die webbasierte Lösung bildet alle Bereiche des Dienstreisemanagements ab und bietet einen Rundum-Service für Anwender:innen: Vom Reiseantrag über das Genehmigungsverfahren bis zur Abrechnung der Reisekosten mitsamt der Verbuchung im Finanzwesen werden alle notwendigen Schritte über einen Workflow abgebildet. Es kann also nichts vergessen werden.
Der Workflow kann auch auf individuell definierte Bearbeitungsinstanzen und Arbeitsabläufe eingestellt werden. Alle beteiligten Personen von den Reisenden über die Sachbearbeitung bis zum Controlling können in die elektronischen Abläufe integriert und während des Prozesses per E-Mail auf dem Laufenden gehalten oder zum Handeln aufgefordert werden.
„Unsere Kundenorientierung ist legendär, auch im Bereich der Reisekostenabrechnung.
Unsere ausgeprägten Standards sind die Basis, individuelle Wünsche kommen on top.“
Doreen Reinshaus, Managing Product Owner Travel-Management bei der GIP
Das Original für den öffentlichen Dienst
KIDICAP.Travel ist uneingeschränkt mandantenfähig und lässt keinen Wunsch offen. Das Tool erfüllt alle Anforderungen öffentlicher, sozialer und kirchlicher Verwaltungen. Auch die Bedürfnisse überregional organisierter Institutionen mit verteilten Standorten und heterogenen Systemwelten werden komplett abgebildet. Zudem werden selbstverständlich alle gesetzlichen, tariflichen und internen Bestimmungen für die Reisekostenabrechnung berücksichtigt.
Dreifach sicher
Das Thema Sicherheit ist im Bereich der Reisekosten auf dreifache Weise von elementarer Bedeutung. Erstens müssen Reisekosten stets auf Basis der aktuellen rechtlichen Bestimmungen abgerechnet werden, zweitens ist eine hundertprozentige rechnerische Sicherheit notwendig und drittens müssen höchste Sicherheitsansprüche an den Datenschutz gewährleistet sein, auch mit Blick auf eine zuverlässige Verschlüsselung nach SSL-Bankenstandard.
KIDICAP.Travel ist dreifach absolut sicher – das garantieren wir!
Mobile Nutzung
Die Erfassung von Dienstreisen ist selbstredend auch von unterwegs aus möglich, die App korrespondiert mit jedem Tablet oder Smartphone. Wer häufig oder über längere Zeiträume hinweg im Außendienst tätig ist und nur selten ins Büro kommt, kann nun trotzdem ohne zeitlichen Verzug seine Reisekosten abrechnen.
Die Highlights
KIDICAP.Travel
- breiter Standard für den öffentlichen und sozialen Dienst: automatisierte Berechnung der Auszahlungen nach dem Bundesreisekostenrecht, diverser Reisekostenrechte der Länder und der Auslandsreisekostenverordnung
- Sprache des öffentlichen Dienstes: Verwendung spezifischer Begrifflichkeiten in einem konfigurierbaren Sprachmodus
- individuelle Workflows zu diversen Reisetypen, Reisebeschränkungen, Genehmigungen
- Kundenorientierung und Kundenservice: individuelle Beratung/Konfigurationsunterstützung bei Einrichtung der Reise-Richtlinien
- leistungsstarke Schnittstellen, z.B. zur Lohn- und Finanzbuchhaltung
- EU-Normen: revisionssicheres Speichern, elektronische Signatur, DIN SPEC.
- Hosting in Deutschland & Single Sign On-Lösung
- starkes Rollen- und Berechtigungskonzept
- DSGVO-Konformität
- Einfache Reisebuchung: Anbindung an Hotelbuchungsportal CRC und Bahn.Business-Portal (ab 2024)
- einfache Zahlung und Kostenmanagement mit Partner Airplus (ab 2024)
- Unterstützung Barrierefreiheitsverordnung BITV 2.0 (ab 2024)
