Die elektronische Personalakte

In den Personalakten lagert der zentrale Datenbestand jeder Personalabteilung. Alle relevanten Dokumente zu den Beschäftigten werden in deren persönlicher Akte geführt und stetig aktualisiert. Die Inhalte der Akte sind also ständig in Bewegung, man denke zum Beispiel an die vielen Nachweise mit Bezug zur Gehaltsabrechnung. Es macht durchaus Sinn, diese Informationsvielfalt digital abzubilden.

Gute Gründe für die elektronische Personalakte

Eine digitale Führung der Personalakten hat zentrale Vorteile: Auf der einen Seite wird gespart, insbesondere einiges an Arbeitszeit in der Personalabteilung, in der Folge viel Geld für den Betrieb und schließlich eine Menge Papier im Sinne der Nachhaltigkeit. Auf der anderen Seite können die Personalmanager:innen ihre gewonnene Zeit sinnstiftend für die wertvollste Ressource im Unternehmen einsetzen - den Menschen.

Auch der flexible und ortsunabhängige Aktenzugriff durch HR-Fachleute und die Mitarbeiter:innen selbst schafft viele neue Möglichkeiten, das Warten auf wichtige Ordner hat ein Ende und auch die Beschäftigten sparen sich viele Anfragen bei der Personalabteilung.

Die besten Gründe für KIDICAP.Personalakte

Die KIDICAP.Personalakte ist eine vollständig webbasierte und umfassende Software-Lösung für das Dokumentenmanagement im Personalumfeld. Sie erfüllt insbesondere die Anforderungen öffentlicher Verwaltungen sowie die Bedürfnisse überregional organisierter Institutionen mit verteilten Standorten.

Die Lösung enthält bereits im Standard vorkonfigurierte Aktenpläne und Strukturvorschläge, beispielsweise für die Unterlagen aus der Bezügeabrechnung. Dokumente und Belege aus dem Personalwesen können in einer frei definierbaren Aktenstruktur verwaltet werden.

Dank des flexiblen Berechtigungssystems bis auf Dokumentenebene können Berechtigungen der Anwender:innen an ihre individuellen Vorgaben und Strukturen angepasst werden. Neben der Benutzer-, Rechte- und Rollenverwaltung gibt es weitere Berechtigungsstrukturen auf Akten-, Teilakten- oder Dokumentenebene. Über den „Konfigurator“ können neue Aktenbereiche definiert werden, etwa eine Gerichts- oder Pfändungsakte.

Ein Gespräch mit Daniel Burisch, Produktverantwortlicher für die digitale Personalakte bei KIDICAP

Herr Burisch, warum ist die KIDICAP.Personalakte so besonders?

Zunächst einmal müssen wir uns hinter keinem spezialisierten Anbieter verstecken. Zudem ist unsere Lösung besonders stark in der Interaktion mit KIDICAP und insofern für alle Nutzer unseres Verfahrens ein großer Vorteil. Es sind keine aufwendigen Schnittstellen notwendig.

Alle Dokumente können von den verschiedenen Fachanwendungen auf sehr einfache Weise übertragen und zuverlässig in der Akte abgelegt werden. Nichts geht verloren.

Das ist auch für anstehende Betriebsprüfungen von Vorteil, richtig?

Exakt! Es gibt ein vollständiges Portfolio und die Prüfer haben nach entsprechender Freigabe alles sofort im Zugriff. Sie können rasch auf alle für sie relevanten Dokumente zugreifen, nichts muss gesucht werden.

Unsere Lösung hilft also allen Beteiligten, den Personalabteilungen, den Beschäftigten insgesamt und sogar dem Prüfdienst.

Wie sieht es mit dem Support aus?

Ein guter Punkt! Wir kennen unsere Kunden ja ohnehin und können ihnen bei allen Fragen persönlich, schnell und kompetent helfen. Wir setzen uns mit voller Kraft für die Belange der Menschen ein, die uns und unseren Produkten vertrauen. Jede Frage wird beantwortet, jede Anforderung genau betrachtet und abgestimmt!

Wird K.Personalakte von Ihren Kunden gut angenommen?

Das kann man so sagen! Viele Kunden setzen unsere Lösung bereits ein, Tendenz stetig steigend. Die anderen arbeiten noch mit Papier oder mit historisch bedingten Drittsystemen. Aber auch bei diesen Kunden kommt wachsend Bewegung rein. Es gibt einfach sehr gute Argumente für K.Personalakte.

Können Mitarbeiter:innen auf ihre eAkte zugreifen?

Es gibt einen separaten Self Service für alle Beschäftigten, er heißt K.Postfach. Dort können alle Beschäftigten in Echtzeit ihre Abrechnungsunterlagen und andere freigegebene Personaldokumente aus der Personalakte einsehen.

Welche Argumente haben sie für Interessenten, die bisher keine KIDICAP-Kunden sind?

Es gibt ein unschlagbares Argument für alle, ob sie nun bereits unsere Kunden sind oder bisher nur Interessenten: Unsere Anwender:innen haben regelmäßig die Gelegenheit, mit unseren Produkt- und Entwicklungsverantwortlichen in den Austausch zu gehen.

Wir machen für diesen Personenkreis regelmäßig Meetings. Jeder wird angehört, alle Fragen werden beantwortet und jeder Vorschlag wird begutachtet. Es kommt immer wieder vor, dass Kunden gute Verbesserungsideen haben, die wir umsetzen. Somit haben die Kunden bei uns ein echtes Mitspracherecht.

Wir sind Dienstleister und das nehmen wir besonders ernst. Wir entwickeln so nah wie möglich an den Bedürfnissen unserer Kunden. Und letztlich ist dieses Vorgehen auch ein sehr gutes Beispiel für agiles Arbeiten – gemeinsam mit unseren Kunden.

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